Aan de slag met een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO)

Wat is een medewerkerstevredenheidsonderzoek?

Een medewerkerstevredenheidsonderzoek is een middel waarmee je tevredenheid en betrokkenheid onder medewerkers kunt meten. 

Zo’n onderzoek bestaat uit vragen of stellingen over verschillende onderwerpen, zoals werkomgeving, leiderschap, communicatie, beloning, werkdruk, arbeidsvoorwaarden en ontwikkelingsmogelijkheden. Het vertelt je hoe medewerkers hun werk en de organisatie als geheel beleven. 

Een medewerkerstevredenheidsonderzoek geeft antwoord op vragen als: 

• Wat speelt er op de werkvloer? 

• Wat doen we goed en wat kan beter?

• Zijn er dingen die we over het hoofd zien?

Op basis van de resultaten van zo’n onderzoek ga je gericht aan de slag met verbeterpunten, om de werkomgeving en werkbeleving van je medewerkers te verbeteren.

Maak kennis met de Trust Index

De Trust Index is ons medewerkersonderzoek en vertelt je wat er écht speelt op de werkvloer. Download de gratis whitepaper met meer informatie. 

Download de whitepaper

Welke onderwerpen komen aan bod in een medewerkerstevredenheidsonderzoek?

Er zijn veel verschillende MTO's op de markt. Hoewel de vragen of stellingen vaak anders zijn, is er meestal wel sprake van overlap in de onderwerpen die aan bod komen. Soms is het mogelijk om zelf te bepalen welke onderwerpen je wel en niet laat terugkomen in het onderzoek, zodat het aansluit bij thema’s die spelen in jouw organisatie. 

Dit zijn onderwerpen die vaak voorkomen in medewerkerstevredenheidsonderzoeken:

• Arbeidsvoorwaarden 

• Beloning

• Betrokkenheid

• Communicatie

• Eigenaarschap

• Leiderschap

• Ontwikkelingsmogelijkheden

• Samenwerking

• Werkdruk

• Werkomgeving

5 voorbeeldvragen

Om een idee te krijgen van wat je kunt vragen in een MTO, vind je hieronder 5 stellingen uit ons eigen medewerkersonderzoek: 

• Management is gemakkelijk benaderbaar en prettig in de omgang.

• Dit is een psychologisch en emotioneel gezonde werkomgeving.

• Mensen worden hier eerlijk betaald voor het werk dat zij verrichten.

• Ik zou onze organisatie sterk aanbevelen aan vrienden en familie als een great place to work.

• Je kunt hier op mensen rekenen als je ze nodig hebt.

Waarom is een medewerkerstevredenheidsonderzoek belangrijk?

Met een MTO laat je zien dat je de stem van je medewerkers belangrijk vindt. Medewerkers voelen zich hierdoor gehoord en betrokken. 

Tevreden medewerkers leveren bovendien een grote bijdrage aan het succes van je organisatie. We leggen het uit:

• Betere prestaties. Tevreden medewerkers zijn gemotiveerder, productiever, innovatiever en creatiever.

• Welzijn. Tevreden medewerkers zijn minder gestresst en minder vaak ziek, waardoor je als organisatie bespaart op verzuimkosten. 

• Minder verloop. Tevreden medewerkers zijn minder snel geneigd om een organisatie te verlaten. Dit resulteert in minder verloop. Hierdoor bespaar je als organisatie op de kosten van het werven en inwerken van nieuwe medewerkers. 

• Hogere klanttevredenheid. Tevreden medewerkers zijn gemotiveerd om een goede service te verlenen aan klanten, wat resulteert in een hogere klanttevredenheid. 

Hybride werken en krapte op de arbeidsmarkt 

In de afgelopen jaren is de wereld van werk in een ongekend tempo veranderd. De overgang naar hybride werken en de krapte op de arbeidsmarkt zijn slechts twee ontwikkelingen die het belang van een MTO onderstrepen. 

Hybride werken maakt het lastiger om bepaalde signalen op te vangen, omdat werk zich niet meer alleen op de fysieke werkvloer afspeelt. Een MTO is een betrouwbaar middel om grip te krijgen op wat er buiten je zicht gebeurt.

Ook de krapte op de arbeidsmarkt speelt een rol. Een medewerker die vertrekt om welke reden dan ook, kost gemiddeld een bruto jaarsalaris. En je verliest niet alleen een medewerker, maar ook waardevolle kennis over jouw organisatie, product of dienstverlening en klanten. Het werven en inwerken van een nieuwe medewerker kost tijd, geld en moeite, zeker in de huidige arbeidsmarkt. 

Om je huidige medewerkers vast te houden en om nieuw talent aan te trekken, is het dus belangrijk dat je je medewerkers op de eerste plaats zet. En als jij het niet doet, dan zijn er tien andere organisaties die dat wél doen. 

Wat is het doel van een medewerkerstevredenheidsonderzoek?

Een medewerkerstevredenheidsonderzoek is geen doel op zich, maar een betrouwbaar middel om inzicht te krijgen in wat er speelt op de werkvloer. Het is een startpunt om in gesprek te gaan en gerichte verbeteringen door te voeren.

Maar er kan natuurlijk wel een achterliggend doel zijn, bijvoorbeeld grip krijgen op verzuim, verloop of werkdruk of een sterker werkgeversmerk neerzetten. 

Is een medewerkerstevredenheidsonderzoek verplicht?

Nee, een medewerkerstevredenheidsonderzoek is niet verplicht. Maar volgens de Arbowet moet een werkgever wel beleid voeren om psychosociale arbeidsbelasting te voorkomen of (als dat niet kan) te beperken. Met psychosociale arbeidsbelasting wordt volgens dezelfde wet bedoeld: factoren die direct of indirect werkstress veroorzaken. Denk hierbij aan seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten en werkdruk. 

Alleen beleid is niet genoeg. Volgens de Arbowet moet er ook een plan van aanpak zijn met maatregelen om werkstress te voorkomen. 

Een MTO is een betrouwbaar hulpmiddel om in kaart te brengen wat er speelt op de werkvloer. Ongewenst gedrag zoals pesten kan zich bijvoorbeeld onder de oppervlakte afspelen, waardoor je er als organisatie geen zicht op hebt. Op basis van de uitkomsten ga je met elkaar in gesprek om concrete verbeterpunten op te stellen. Die verbeterpunten kun je vervolgens vastleggen in een plan van aanpak. 

Door het onderzoek regelmatig opnieuw uit te voeren, kun je bovendien je voortgang in kaart brengen. 

Is een medewerkerstevredenheidsonderzoek anoniem?

Als je als organisatie beter wil worden, dan is eerlijke feedback van medewerkers enorm waardevol. Daarom is het belangrijk dat vertrouwelijkheid van het onderzoek benadrukt wordt. Dit vergroot namelijk de kans dat medewerkers het onderzoek willen invullen, maar vooral dat ze open en eerlijk durven zijn.

Vertrouwelijke omgang van gegevens zorgt bovendien voor een gevoel van veiligheid: medewerkers hoeven niet bang te zijn voor de gevolgen als ze negatieve feedback geven. 

In de communicatie rondom een medewerkerstevredenheidsonderzoek is het dan ook belangrijk om te benadrukken dat op zorgvuldige wijze de antwoorden worden behandeld.

Hoe zit het met de AVG?

Als je gegevens van medewerkers gaat verwerken, dan komt al snel de AVG om de hoek kijken. Dit is een Europese wet die bedoeld is om persoonsgegevens te beschermen. 

Volgens de AVG is het toegestaan om gegevens van medewerkers te verwerken in het kader van onderzoeksdoeleinden. Je hoeft hiervoor geen toestemming te vragen aan je medewerkers. Dit betekent dus dat je gewoon een MTO mag uitvoeren en de uitkomsten intern mag gebruiken. 

Als je in zee gaat met een externe partij, dan is het belangrijk om een verwerkersovereenkomst op te stellen. Hierin staat hoe de gegevens worden verwerkt en welke maatregelen er worden genomen om deze gegevens te beschermen.

Een andere manier om er zeker van te zijn dat een externe partij zorgvuldig met de gegevens van jouw medewerkers omgaat, is nagaan of deze partij een ISO 27001 certificering heeft. ISO 27001 is een wereldwijd erkende norm op het gebied van informatiebeveiliging. 

Hoe vaak moet je een medewerkerstevredenheidsonderzoek doen?

Er is geen gouden regel over de frequentie van het uitvoeren van een MTO. Hoe vaak een onderzoek nodig is, hangt onder meer af van de grootte van de organisatie en eventuele (grote) veranderingen die zich voordoen. Denk hierbij aan een reorganisatie, een fusie of een nieuw bestuur. 

Over het algemeen is jaarlijks meten een goed uitgangspunt, waarbij je eventueel na 6 maanden een tussentijdse meting kunt uitvoeren. Zo heb je genoeg tijd om de resultaten te bespreken, verbeterplannen op te stellen en verbeteringen door te voeren.

Een tussentijds onderzoek hoeft niet per se hetzelfde te zijn als het eerste onderzoek. Je kunt ook een kortere vragenlijst opstellen over een thema waar je mee aan de slag bent gegaan. Een tussentijdse meting hoeft ook niet altijd organisatiebreed plaats te vinden. Je kunt er ook voor kiezen om alleen in een bepaalde afdeling of team tussentijds te meten. 

Moet je de ondernemingsraad betrekken bij een medewerkerstevredenheidsonderzoek?

Organisaties met 50 of meer medewerkers moeten een ondernemingsraad (OR) hebben. 

Als het om een eenmalig onderzoek gaat, dan heeft de ondernemingsraad volgens de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) geen instemmings- of adviesrecht. Maar in de praktijk is het vaak zo dat er op basis van de uitkomsten van een medewerkerstevredenheidsonderzoek plannen worden gemaakt die wél onder het advies- en/of instemmingsrecht van de OR vallen. Daarom is het verstandig om de OR te laten meedenken over de inhoud van het onderzoek, ook al is dit niet wettelijk verplicht. 

Als het gaat om een jaarlijks terugkerend onderzoek, dan heb je volgens de WOR wel instemming van de OR nodig.

Wat kost een medewerkerstevredenheidsonderzoek?Veel organisaties schakelen een onafhankelijk onderzoeksbureau in om een medewerkerstevredenheidsonderzoek uit te laten voeren. De kosten van een medewerkersonderzoek variëren van honderden tot duizenden euro’s, afhankelijk van de grootte van de organisatie en de complexiteit van het onderzoek.

Bedenk dat een MTO niet alleen kosten met zich meebrengt, maar op de lange termijn juist kan leiden tot kostenbesparingen en betere organisatieresultaten. Zie een medewerkerstevredenheidsonderzoek dus niet als een kostenpost, maar als een investering in het succes van jouw organisatie. 

Bereken wat jij kunt besparen

Wil je weten wat jij kunt besparen op verzuimkosten als je investeert in je medewerkers? Bereken direct jouw kostenbesparing in onze calculator.

Ga naar de calculator

Aan de slag met de resultaten van een medewerkerstevredenheidsonderzoek

Het komt vaak voor dat een MTO niet meer dan een ‘moetje’ is en dat er vervolgens niets gebeurt met de uitkomsten. Hierdoor voelen medewerkers zich niet serieus genomen. Zij hebben er immers wel tijd en energie in gestoken. Bovendien doet het afbreuk aan je geloofwaardigheid als werkgever.

Het is dus essentieel om daadwerkelijk met de resultaten aan de slag te gaan. Sterker nog: het echte werk begint pas zodra je de uitkomsten hebt. 

In grote lijnen ziet de opvolging er zo uit:

• Communicatie. Deel de resultaten met je medewerkers. Dit kan eerst op organisatieniveau, en daarna op afdeling- of teamniveau. Leg ook uit wat er gaat gebeuren met de resultaten. 

• Interpretatie. Ga met elkaar in gesprek om de resultaten te interpreteren. Focus hierbij niet op het 'waarom' achter een bepaalde score, maar bedenk samen wat je kunt doen om hoge scores te bewaken en lage scores te verbeteren. 

• Focusthema’s bepalen. Bepaal samen met je medewerkers wat de belangrijkste thema’s zijn om aan te werken. Beperk je tot maximaal 3 thema’s.

• Verbeterplannen opstellen. Stel samen verbeterplannen met concrete actiepunten op en bepaal wie verantwoordelijk is voor de uitvoering.

• Voortgang meten. Meet tussentijds hoe je ervoor staat en deel de resultaten in de organisatie.