Pulse, pulse, pulse: een stappenplan voor tussentijds meten

Stap 1: bepaal een duidelijk doel

Een pulse meting begint met een intentie, een duidelijk doel. Wat wil je precies bereiken met dit ‘’extra’’ onderzoek? Hoe concreter en specifieker, hoe beter. Het doel kan bijvoorbeeld zijn om erachter te komen hoe medewerkers een nieuw beoordelingssysteem ervaren, wat nieuwe collega’s van de onboarding vinden of wat een specifiek team van een nieuw werkproces vindt. De sleutel is om alleen te meten wanneer het écht nodig is, en om de resultaten te gebruiken om gerichte verbeteringen door te voeren.

Een duidelijk doel helpt je om de juiste vragen te stellen die bruikbare feedback opleveren, waar je vervolgens gericht mee aan de slag kunt. Ook voorkomt het stellen van een doel dat je tijd, middelen en geld verspilt.

Stap 2: zorg voor tijd en capaciteit de feedback op te volgen

Zorg voor voldoende tijd, capaciteit en middelen om de resultaten te analyseren en, belangrijker nog, actie te ondernemen op basis van die resultaten. Een projectgroep die zich volledig op de pulse meting kan richten, kan hierbij een uitkomst zijn.

Ook timing speelt hierbij een belangrijke rol. Als je bijvoorbeeld bij een eventbureau werkt en elk jaar rond dezelfde tijd een groot evenement organiseert voor een belangrijke klant, dan is dat waarschijnlijk niet het beste moment voor een tussentijdse meting.

Wel feedback vragen, maar er vervolgens niets mee doen leidt tot teleurstelling. Medewerkers voelen zich niet serieus genomen, wat impact kan hebben op hun betrokkenheid binnen de organisatie. Zij besteden immers wel tijd en moeite aan het invullen van een vragenlijst.

Ligt vragenlijstmoeheid op de loer? Niet met deze tips!

• Voorkom dat je te vaak om feedback vraagt door middel van lange en complexe vragenlijsten, het gaat niet om meten om het meten.

• Communiceer vooraf duidelijk over het doel, het proces en plan voor de opvolging van de pulse meting.

• Bedank achteraf je medewerkers voor hun betrokkenheid en feedback.

• Ga met je medewerkers in gesprek om de uitkomsten beter te duiden en samen concrete actiepunten te formuleren.

• Vat de belangrijkste uitkomsten en actiepunten samen.

• Ga aan de slag met de verbeterpunten en communiceer over de voortgang. Communicatie en transparantie is key!

Stap 3: bepaal de vraagstelling

Het doel van de pulse meting is bepaald. Als het goed is heb je hierin ook focus aangebracht op het thema: wat wil je we uitvragen en aan wie? Is dit de hele organisatie of een specifieke (demografische) doelgroep?

Bij een pulse meting kun je ervoor kiezen om de stellingen van de Trust Index, alle 60 of juist een specifiek focusdomein, opnieuw uit te vragen (eventueel aan een specifieke groep of team).

Ook kun je ervoor kiezen om de Trust Index voor een pulse meting links te laten liggen, hierbij gaat het namelijk niet om Great Place To Work-certificering. Je kunt eigen stellingen of open vragen toevoegen: jij bepaalt de hoeveelheid en de vraagstelling.

Stap 4: houd rekening met de verandersnelheid van je organisatie

In sommige organisaties volgen veranderingen elkaar in rap tempo op. In andere organisaties duurt het veel langer om veranderingen door te voeren. Dat hangt samen met de cultuur, grootte en structuur van een organisatie. In een kleine, platte en wendbare organisatie is het makkelijker om een verandering door te voeren dan in een grote, hiërarchische organisatie met meerdere vestigingen.

Het is belangrijk om de frequentie van je medewerkersonderzoeken af te stemmen op deze verandersnelheid. Als het namelijk niet lukt om na een pulse meting daadwerkelijk actie te ondernemen op basis van de uitkomsten, heeft het helemaal geen zin om vaak feedback te vragen.

Sterker nog: dit kan zelfs een averechts effect hebben. Medewerkers voelen zich dan juist niet gehoord en niet serieus genomen, omdat er niets met hun feedback wordt gedaan.

Conclusie

Pulse metingen kunnen een hele waardevolle aanvulling zijn op de jaarlijkse feedback die wordt opgehaald middels de Trust Index. Vaker feedback vragen aan medewerkers draagt daadwerkelijk bij aan een betere werkomgeving en het welzijn van je medewerkers.

Het resultaat? Betrokken en gemotiveerde medewerkers die zich gehoord voelen, omdat ze weten dat hun feedback waardevol is.