5 adviezen voor werkgevers om werkdruk te verlagen

Wat is werkdruk?

Er is sprake van werkdruk als een medewerker zijn of haar werk gedurende lange tijd niet af krijgt of de gewenste kwaliteit niet kan leveren, en als hij of zij hier zelf niets aan kan veranderen. Er is dan een verstoorde balans tussen de werkeisen en de mogelijkheden van een medewerker om zijn of haar werk goed uit te voeren.

Wat zijn de oorzaken van werkdruk?

Werkdruk wordt niet altijd veroorzaakt door te veel werk. Er zijn nog veel meer andere factoren die ook een hoge werkdruk kunnen veroorzaken, bijvoorbeeld: 

• Tijdsdruk 

• Hoge emotionele belasting

• Onduidelijke verantwoordelijkheden, verwachtingen, procedures of beleid

• De organisatiecultuur en de manier van leidinggeven

• Verzuim of personeelstekort, waardoor veel werk door weinig mensen moet worden gedaan

• Veel taken naast je ‘gewone’ werk, waardoor je aan dat laatste niet toekomt (denk aan administratie in de zorg)

Wat zijn de gevolgen van een te hoge werkdruk? 

Een te hoge werkdruk kan leiden tot werkstress. Te lang gebukt gaan onder werkstress kan weer leiden tot overspannenheid, wat uiteindelijk kan uitmonden in een burn-out. Het herstel van een burn-out duurt gemiddeld een jaar. Dat betekent dat er aan een burn-out een prijskaartje van maar liefst €78.000 aan verzuimkosten hangt. 

Een te hoge werkdruk kan dus vroeg of laat een kettingreactie veroorzaken met ingrijpende gevolgen voor medewerkers en het succes van jouw organisatie. 

Wat zijn de signalen van een te hoge werkdruk?

Een te hoge werkdruk kan in het ergste geval leiden tot een burn-out. En dan ben je pas echt ver van huis. Het is dus belangrijk om alert te zijn op signalen die wijzen op een te hoge werkdruk. Maar welke signalen zijn dat?

• Stressklachten. Dit kan zich op verschillende manieren uiten, bijvoorbeeld in fysieke klachten, emotionele klachten, cognitieve problemen en gedragsverandering. Iemand die gebukt gaat onder stress, kan er bijvoorbeeld vermoeid uitzien, prikkelbaar overkomen, zich lastig concentreren of afzonderen. 

• Verzuim. Werkdruk kan zowel mentale als fysieke klachten veroorzaken, waardoor medewerkers zich vaker en/of langer ziek melden. 

• Lagere productiviteit en kwaliteit van opgeleverd werk. Medewerkers die hun werk niet afkrijgen, de kwaliteit van werk die achteruit gaat en veel overwerken: het zijn allemaal signalen die kunnen wijzen op een te hoge werkdruk in je organisatie. 

• Slechte werksfeer en moeizame samenwerking. Merk je dat de werksfeer in je organisatie slechter wordt? En dat de samenwerking tussen collega’s, teams en afdelingen stroef verloopt? Medewerkers die onder druk staan, zijn minder snel bereid om elkaar te helpen en hebben weinig begrip voor elkaars fouten. 

Werkdruk verlagen: 5 adviezen 

Wat kun je als werkgever doen om de werkdruk die medewerkers ervaren te verlagen? Hieronder geven we 5 adviezen:

• Weet wat er speelt. Als leider mag je er niet zomaar vanuit gaan dat er niets speelt als je niets hoort. Steek dus regelmatig de thermometer in je organisatie om te achterhalen wat er leeft op de werkvloer. Een medewerkersonderzoek is een betrouwbaar middel, mits de uitkomsten vertrouwelijk worden behandeld.

• Ga met elkaar in gesprek. Weten dat je medewerkers druk ervaren is stap één, de onderliggende oorzaak achterhalen is nog belangrijker. Alleen dan kun je het probleem gericht aanpakken. Voelen medewerkers zich niet gewaardeerd? Beschikken ze niet over de middelen om hun werk goed te doen? Durven ze niet om hulp te vragen? Door met elkaar in gesprek te gaan, kun je de vinger op de zere plek leggen. 

• Geef autonomie. Laat medewerkers zelf bepalen hoe ze hun werk doen. Neem bijvoorbeeld een loodgieter. Mag hij of zij zelf bepalen wat er in zijn of haar gereedschapskist zit, of bepaalt iemand van het hoofdkantoor dat? De loodgieter weet zelf het beste wat hij of zij nodig heeft om goed werk te leveren. Autonomie geven vraagt van jou als werkgever twee dingen. Ten eerste: erop durven vertrouwen dat jouw medewerkers zelf het beste weten hoe ze hun werk kunnen doen. En ten tweede: het bepalen van kaders waarbinnen medewerkers vrij kunnen bewegen. Veel medewerkers hebben dit namelijk wel nodig om autonomie te voelen.

• Betrek medewerkers bij het nemen van besluiten. Slechts 42% van de medewerkers vindt dat het management hen betrekt bij beslissingen die betrekking hebben op hun werk en werkomgeving. Dat blijkt uit eigen onderzoek. Een gemiste kans, want de kennis en ervaring van medewerkers kan besluiten juist beter maken. Lees verder: Zo betrek je je medewerkers bij besluitvorming. 

• Bied ondersteuning. Creëer een cultuur waarin medewerkers een beroep kunnen doen op hun leidinggevende of collega’s om een het werk af te krijgen. In sommige organisaties is die mogelijkheid er in theorie wel, maar is de cultuur zo dat niemand er gebruik van durft te maken. Heb ook oog voor elkaars welzijn. Dit is namelijk een belangrijke buffer die de kans verkleint dat werkdruk leidt tot werkstress.