Hybride werken gids voor HR-managers

Hybride werken is tegenwoordig de norm. De kantoortuin dient niet langer hetzelfde doel als voor de corona pandemie. Maar hoe richt je het wervings- en onboardingsproces in een hybride werksituatie in en hoe zorg je ervoor dat mensen gemotiveerd blijven?

Een verschuivende focus voor HR afdelingen

In de basis gaat hybride werken om een combinatie tussen werken op kantoor en vanuit huis. Bij een succesvolle hybride werksituatie komt echter veel meer kijken dan alleen het werken vanaf verschillende locaties. 

Zoals Jitske Kramer in haar boek ‘Werk heeft het gebouw verlaten’ aangeeft, draait hybride werken niet langer om aanwezigheidsplicht maar om leveringsplicht. In deze nieuwe situatie staat het resultaat centraal. Voor HR betekent dit dat de focus verschuift naar het creëren van optimale omstandigheden waarin mensen het beste resultaat kunnen leveren, ongeacht de locatie waarop ze zich bevinden en het tijdsframe waarin ze de werkzaamheden verrichten. 

Medewerkersmotivatie in een hybride werkvorm

Voor veel HR managers is motivatie één van de zaken waar ze zich zorgen over maken wanneer medewerkers vanuit huis werken. Toch kan hybride werken juist de motivatie verhogen wanneer de nieuwe werksituatie samen met medewerkers wordt ingericht. Dit is namelijk een goede kans voor medewerkers om aan te geven waar ze behoefte aan hebben en welke zaken ze liever anders zouden zien.

Tegelijkertijd moet er bij het nieuwe beleid wel rekening worden gehouden met de organisatiebelangen en de verschillen die mogelijk kunnen ontstaan tussen medewerkers in hybride situaties. Ook moet je als HR extra opletten dat medewerkers aangehaakt blijven bij de ontwikkelingen in de organisatiestrategie en zich betrokken voelen bij de organisatie en haar doelen.

Het meten van medewerkersbetrokkenheid is dan ook van groot belang. Door middel van de Trust Index kan HR inzicht krijgen in de mate van vertrouwen, trots en plezier. Vervolgens kan HR dit delen met de directie, de dialoog starten met de medewerkers en concrete plannen maken om het onderlinge vertrouwen te vergroten. 

Reorganiseren voor hybride werken 

Om hybride werken tot een succes te maken in jouw organisatie, zullen er veranderingen plaats moeten vinden. We bespreken negen belangrijke elementen voor HR om het hybride werken succesvol te implementeren. 

1. Faciliteiten

Het eerste punt van aandacht in de transitie naar hybride werken zijn de faciliteiten, zowel thuis als op kantoor. Wanneer de werkomgeving verandert van kantoor naar huis, blijven veel Arbowet regels gelden. Werkgevers zijn dus ook juridisch verplicht om hun medewerkers thuis een veilige werkomgeving te bieden. Dat betekent bijvoorbeeld: 

• Een goed bureau en bureaustoel

• Een los toetsenbord en een muis 

• Een laptophouder of extra beeldscherm

• Voldoende verlichting

Op kantoor is het van belang dat er een veilige werkomgeving wordt gecreëerd zolang de pandemie nog niet volledig voorbij is. Dit betekent dat er rekening gehouden moet worden met de hygiëne maatregelen en mogelijkheden om voldoende afstand te houden. 

Naast deze minimale vereisten, zijn er aanvullende zaken die prettig hybride werken faciliteren. Zo kun je je medewerkers vragen waar zij specifiek behoefte aan hebben om thuis een fijne werkplek te creëren. Hebben medewerkers kinderen? Dan kan een noise-cancelling koptelefoon een waardevolle toevoeging zijn. 

Of merk je dat er medewerkers zijn die zich thuis maar moeilijk kunnen concentreren? Dan is een abonnement op een meditatie of mindfulness app te overwegen. 

2. Organisatiecultuur op basis van vertrouwen

Hybride werken kan alleen slagen wanneer er genoeg vertrouwen is binnen de organisatie. Er zijn drie richtingen van vertrouwen die organisaties nodig hebben om gezond te zijn: het team moet het leiderschap vertrouwen, het leiderschap moet haar medewerkers vertrouwen en teamleden moeten elkaar vertrouwen.

Wanneer er een gebrek aan vertrouwen is binnen de organisatie, leidt dit tot een omgeving waarin medewerkers niet optimaal kunnen presteren. Zo is er in organisaties met een lage mate van vertrouwen vaak sprake van micromanagement, een gebrek aan innovatie en moeizame samenwerkingen. Hierdoor raken medewerkers minder betrokken bij de organisatie en daalt de productiviteit en motivatie van teams. 

Om een hoge mate van vertrouwen te creëren, moeten leidinggevenden mensgericht leiderschap tonen waarin ze open staan voor feedback, transparant communiceren en taken delegeren. Hiermee worden medewerkers en teams verantwoordelijk gehouden voor hun taken, wat een hoge mate van vertrouwen weerspiegelt. Wanneer managers transparant communiceren, is alle belangrijke informatie beschikbaar die teams nodig hebben om hun werkzaamheden zo goed mogelijk uit te voeren. 

3. Samenhang tussen behoeftes van medewerkers, managers en de organisatie

De verhoudingen tussen medewerkers, leidinggevenden en de organisatie zijn in grote mate bepalend voor het succes van nieuwe werkvormen. Medewerkers hebben voorkeuren voor hoe zij hun werk hybride willen organiseren, managers hebben hun wensen over hoe zij willen leidinggeven en de organisatie heeft een bepaalde verdeling nodig om succesvol te zijn, nu en op de lange termijn. Het is aan HR de taak om de belangen van deze drie groepen met elkaar in lijn te brengen.

Het grootste gevaar in het hybride werken is het kwijtraken van een organisatiebrede visie op deze nieuwe manier van werken. Het inzetten van surveys kan helpen om de verschillende belangen omtrent hybride werken in kaart te brengen om weer een helikoptervisie te verkrijgen. Door de resultaten van de surveys te delen komt er meer begrip voor elkaar en heeft iedereen inzicht in welke aspecten van hybride werken succesvol worden ervaren, en op welke gebieden veranderingen moeten worden doorgevoerd. Aan de hand hiervan kun je samen de visie op hybride werken opstellen.  

4. Onderlinge verbinding behouden

Onderlinge verbinding in een organisatie blijkt de belangrijkste component te zijn in de veranderingskracht, ook wel veerkracht, van een organisatie. Het leiderschap kan een ambitieuze visie hebben op het nieuwe werken, maar zonder betrokkenheid, energie en inzet van medewerkers zal verandering moeilijk te realiseren zijn. 

De pandemie heeft voor veel mensen geleid tot uitdagende situaties die hun weerslag hebben gehad op de mentale gezondheid. Dit heeft dan ook direct een negatief effect op de verbinding tussen medewerkers. 

Onderzoek laat zien dat al in de eerste maanden na de uitbraak van het coronavirus eenzaamheid 20 tot 30% was toegekomen. Ook emotioneel lijden is verdrievoudigd. Er moet dus worden gezocht naar manieren om ondanks de afstand een gezonde mate van verbinding te behouden. 

Eén van de manieren om te zorgen dat er meer menselijke interactie is en alle medewerkers zich gezien voelen, is door gebruik te maken van een omnichannel aanpak. Hierbij worden niet alleen eenrichtingskanalen zoals nieuwsbrieven en video-uitzending ingezet, maar worden ook communicatiekanalen geïmplementeerd waarin medewerkers uit alle lagen van de organisatie interactie hebben met het hogere management. 

Met deze aanpak geef je medewerkers de kans om vragen te stellen, ideeën te delen en zich onderdeel van een groter geheel te voelen. Niet alleen zorgt dit voor een grotere mate van verbinding tussen teams, het geeft het hogere management ook de kans om direct in contact te staan met medewerkers die het dichtst bij de klant staan. Hierdoor krijgen zij inzichten die anders verloren kunnen gaan.

5. Balans tussen werk en privé

In theorie kan hybride werken eenvoudig zorgen voor een betere werk-privébalans. Medewerkers zijn minder tijd kwijt aan reizen en zijn flexibeler met de inrichting van hun dag. In de praktijk zijn er echter verschillende barrières die het succes van hybride werken in de weg kunnen zitten. 

Enerzijds kunnen medewerkers verbinding en motivatie verliezen, terwijl ze anderzijds moeilijk kunnen afschakelen en hun grenzen over gaan. De balans tussen werk en privé kan in dit geval in gevaar komen. 

Door richtlijnen in te stellen omtrent werktijden, pauzes en communicatie kunnen medewerkers begeleid worden in het houden van pauzes en stoppen met werken op een bepaald tijdstip. Kijk hierbij ook naar de individuele situaties van medewerkers. Voor sommigen kan werken in de avond juist een goede oplossing zijn, die aansluit bij hun privésituatie. Ga daarom het gesprek aan en bekijk de mogelijkheden.

6. Maak gebruik van data & feedback

HR analytics zijn de beste vriend van iedere HR afdeling. Door data te verzamelen via anonieme vragenlijsten, krijg je een goed beeld van wat er speelt in de organisatie. Zo kan er beleid worden gemaakt dat inspeelt op de behoeftes van medewerkers en het management. Bovendien baseer je op deze manier het beleid op objectieve data, wat het makkelijker maakt om het hogere management te overtuigen van het belang van het beleid.leid

Tijdens het verzamelen van data moeten medewerkers niet alleen worden gevraagd naar hun eigen behoeftes, maar ook naar wat zij denken dat het beste is voor de organisatie. Zo stimuleer je medewerkers om ook naar de situatie te kijken vanuit het perspectief van de organisatie. 

Ook het meten van de employee experience is van cruciaal belang bij het succesvol implementeren van het hybride werken. Een goede medewerkersbeleving zorgt ervoor dat de organisatie aantrekkelijk is om voor te werken en kan daarmee hét verschil maken. 

Bovendien helpt het meten van de employee experience om alle medewerkers in hun behoeften te blijven voorzien. Het kan in het hybride werken namelijk een uitdaging zijn om iedereen te blijven horen. Data over de employee experience helpt dan ook het werkgeluk van medewerkers te verhogen, door middel van de verbeterpunten die de data inzichtelijk maakt. Zo houd je ondanks het thuiswerken toch inzicht in hoe het écht met je medewerkers gaat. 

7. Leiderschapsvaardigheden

Hybride werken vraagt om sterke leiderschapskwaliteiten. Ook wanneer medewerkers hun managers niet fysiek zien, moeten ze het gevoel hebben bij iemand terecht te kunnen voor sturing en een luisterend oor. 

Voor managers kan deze nieuwe werkvorm lastig zijn wanneer ze weinig ervaring hebben met het leidinggeven op afstand. Geef managers daarom extra mogelijkheden om hun leiderschap skills te ontwikkelen. Zo kan HR workshops en inspiratiesessies met de volgende thema’s organiseren: 

• Hoe leid je een online meeting? 

• Hoe ga je om met mensen die vereenzamen? 

• Hoe ga je echt in gesprek om te luisteren hoe het met iemand gaat? 

Geven managers aan zich niet thuis te voelen in deze thema’s? Dan kan het goed zijn om ze hier extra ondersteuning te bieden, bijvoorbeeld in de vorm van 1-op-1 coaching.

8. Verwachtingsmanagement

Het managen van verwachtingen zorgt ervoor dat niet alleen de rollen binnen de organisatie duidelijk zijn, maar het creëert ook een gevoel van rust. Zo weten medewerkers bijvoorbeeld op welke manier er gecommuniceerd moet worden en via welke kanalen. 

Waar veel dingen eerst eenvoudig in de wandelgangen geregeld konden worden, moeten deze nu via de online weg worden gedaan. Door duidelijke richtlijnen en verwachtingen op te stellen, voorkom je miscommunicatie en verloopt communicatie efficiënter.

Ook over het werken op kantoor is er behoefte aan duidelijkheid. Wanneer mogen medewerkers op kantoor komen? Hebben ze vaste dagen of is er sprake van een minimum of maximum aantal dagen op kantoor? Geef medewerkers duidelijkheid over de terugkeer naar kantoor en de details van het nieuwe werken. Zo zorg je voor een succesvolle implementatie van het nieuwe werken.

Verwachtingsmanagement is ook belangrijk in het werving- en onboardingsproces van nieuwe medewerkers. Zij stappen de organisatie binnen zonder precies te weten hoe zaken normaal gesproken worden afgehandeld, hoe communicatie verloopt en bij wie ze terecht kunnen voor vragen. 

Verwachtingsmanagement gaat dus twee kanten op. Vraag aan medewerkers of ze willen aangeven wat zij verwachten en waar ze behoefte aan hebben, en communiceer vanuit HR wat er verwacht wordt van (nieuwe) medewerkers. 

9. Gelijkwaardigheid 

Een grote uitdaging is het behoud van gelijkwaardigheid in een situatie waarin niet iedereen op dezelfde locatie is. Zo kan er eenvoudig een gat ontstaan in de zichtbaarheid van mensen. Medewerkers die vaker thuis werken, zullen minder gezien worden door het management of hun managers. Daardoor kan het voorkomen dat medewerkers niet dezelfde kansen krijgen. 

Een voorbeeld hiervan zijn meetings waarbij een deel online aansluit en een deel fysiek aanwezig is. Het kan lastig zijn om bij te dragen via een online kanaal als een deel van de mensen in dezelfde ruimte zit. Zorg ervoor dat meetings dus volledig online of volledig offline plaatsvinden. Zo waarborg je de gelijkwaardigheid binnen teams. 

Een gevoel van gelijkwaardigheid speelt een grote rol in het ervaren van werkgeluk. Dit leidt vervolgens tot hogere productiviteit en een duurzame inzet. 

Tips van de beste HR managers

Om de visie en strategie op hybride werken binnen jouw organisatie te kunnen bepalen, kan het fijn zijn om voorbeelden van anderen te zien als inspiratie. Wie beter dan gecertificeerde Great Place to Work organisaties kunnen voorzien in deze tips? 

HR managers adviseren bijvoorbeeld om te beginnen met input verzamelen van medewerkers. Waar hebben zij behoefte aan en wat vinden ze van het hybride werken? Rol bijvoorbeeld vragenlijsten uit of ga op bezoek bij medewerkers om te horen wat er echt speelt. 

Daarnaast is het belangrijk om te realiseren dat de implementatie van hybride werken niet kan zonder experimenteren. Sommige dingen blijken in de praktijk niet te werken. Stel je daarom als HR manager flexibel op en stimuleer medewerkers om aan te geven wanneer zij werkvormen niet prettig vinden. 

Bij House of Performance merkten ze dat het voor nieuwe medewerkers lastiger is om verbinding te krijgen en behouden vanwege het veel online samenwerken. Daarom organiseren ze een hybride borrel op vrijdagen. Hierbij kunnen collega’s digitaal een half uur aanhaken maar is er ook een fysieke borrel voor medewerkers die wel op kantoor zijn. Dit geldt ook voor de Obeya, die nu in een hybride vorm wordt gefaciliteerd.

Hybride werken als uitdaging en kans

Hybride werken brengt voor zowel organisaties als individuele medewerkers verschillende kansen met zich mee. Organisaties kunnen bijvoorbeeld nieuwe medewerkers aantrekken die in het buitenland wonen en medewerkers de vrijheid geven om flexibel te zijn in het indelen van hun werk(plek). 

Tegelijkertijd brengt het hybride werken uitdagingen met zich mee die HR in goede banen moet leiden. De HR afdeling kan managers bijvoorbeeld stimuleren om persoonlijke aandacht te geven en hen ondersteunen in de ontwikkeling als online facilitator voor hun team(s). Als HR is het verstandig om objectieve data te verzamelen over medewerkersbetrokkenheid en de voorkeuren van medewerkers rondom hybride werken. Zo kun je een datagestuurd HR beleid opstellen dat de hele organisatie doet groeien.