Het nieuwe werken implementeren in 4 stappen

De transitie naar het nieuwe werken

Over ‘het nieuwe werken’ wordt al tijden gesproken. Sommige werkgevers stellen hybride werken hier synoniem aan, maar de transitie zit dieper. Een verschuiving naar het nieuwe werken betreft fundamentele veranderingen in onze denk- en werkwijze. 

De noodzakelijke veranderingen die de corona pandemie teweeg heeft gebracht in combinatie met maatschappelijke veranderingen in de houding ten opzichte van werk en technologie, zorgt ervoor dat traditionele werkvormen ter discussie worden gesteld. Dit wordt met name gedaan door de jongere generaties werkenden. Nu veel werkactiviteiten flexibel kunnen worden uitgevoerd, wordt de waarde van een vast werkpatroon waaromheen het privéleven moet worden ingericht tevens betwijfeld. 

Voordat het nieuwe werken succesvol geïntegreerd kan worden, moet een strategie worden geformuleerd waarin bij de inrichting van de nieuwe werkvorm rekening gehouden moet worden met de employee experience, evenals de benodigde leiderschapsstijlen. 

Met het nieuwe werken verandert ook het geografische werkgebied van HR. Zo biedt het nieuwe werken mogelijkheden voor internationaal recruitment. Dit heeft tevens gevolgen voor de inrichting van processen als werving, onboarding en coaching. Deze zullen ingericht moeten worden met online processen als de nieuwe standaard. 

In 4 stappen naar een succesvolle implementatie van het nieuwe werken

1. Bepaal een organisatiebrede visie op het nieuwe werken 

De implementatie van een nieuwe manier van werken is alleen succesvol als deze aansluit bij de verwachtingen van medewerkers en hun behoeftes vervult. Inzicht creëren in de behoeftes en verwachtingen van medewerkers is dan ook de belangrijkste en eerste stap in het opstellen van een nieuwe werkvorm. 

Aan de hand van gesprekken met medewerkers uit alle lagen van de organisatie kan de visie op het nieuwe werken bepaald worden. Waar liggen de behoeftes van medewerkers en met welke werkvorm geloven zij de beste resultaten te behalen voor de organisatie? Voor medewerkers kan het lastig zijn deze vragen te beantwoorden. Als HR kun je daarom ook vragen naar positieve en negatieve ervaringen uit de afgelopen periode om zo een beter beeld te krijgen van de behoeften.

Zodra je een goed beeld hebt van de verwachtingen, kun je aan de slag met het formuleren van een overkoepelende visie. Deze visie hoeft niet in detail te gaan op specifieke situaties, maar moet wel dienen als handboek voor de nieuwe manier van werken. Gebruik de volgende vragen om de visie te formuleren: 

• Hoe gedragen we ons in een hybride werkcultuur? 

• Wat zijn de verwachtingen en vrijheden?

• Welke werkzaamheden gebeuren thuis, op kantoor of elders?

• Hoe zorgen we voor verbindingsmomenten met elkaar? 

Tijdens het opstellen van de visie moet je tevens onderscheid maken tussen de verschillende activiteiten. Zo is het waarschijnlijk gewenst dat medewerkers op kantoor zijn voor meetings die als doel hebben te brainstormen en samen te werken, maar kunnen taakgerichte werkzaamheden eenvoudiger vanuit huis worden gedaan.

2. Zorg voor de juiste faciliteiten

Ook de praktische zaken zijn belangrijk in het laten slagen van nieuwe werkvormen. Medewerkers moeten thuis over een ergonomisch verantwoorde werkplek en een goede internetverbinding beschikken. In overleg met het hoger management kun je hier budget voor vrijmaken. Zo kun je medewerkers ook vrijheid geven om zelf keuzes te maken over het realiseren van fijne werkomstandigheden. Waar de een het liefst een sta-bureau aanschaft, schrijft een andere medewerker zich misschien liever in op mental health workshops. 

Niet alleen thuis is een goede werkplek belangrijk, ook op kantoor moet er aandacht worden besteed aan de inrichting van de werkplekken. Zo is het belangrijk om op kantoor ruimtes in te richten waarvan de inrichting aansluit bij het doel van de werkzaamheden die hier verricht worden. Betrek je medewerkers hierbij, door hen te vragen met welke reden zij naar kantoor komen, zodat je de inrichting kunt aansluiten op hun behoeften

3. Maak een HR-plan met passende richtlijnen

Veel organisaties zijn bang voor eventuele negatieve effecten die het nieuwe werken met zich meebrengt. Ook medewerkers voelen zich nog niet allemaal op hun gemak bij het nieuwe werken. Zo bleek uit onderzoek van CNV dat zo’n 1 op de 5 werknemers zich nog niet veilig voelt op kantoor. 

De nieuwe benadering van werk brengt dan ook een verschuiving met zich mee van de controle van werkgever naar medewerker. Het nieuwe werken biedt medewerkers de mogelijkheid om situaties en tijden te kiezen waarin zij hun beste werk kunnen verrichten. Van de werkgever vraagt dit om vertrouwen en het aanpassen van haar leiderschapsstijl. 

Van managers vraagt deze nieuwe manier van werken om niet meer alleen te kijken naar de input van het aantal gewerkte uren, maar juist de output te meten door te kijken naar de behaalde resultaten. 

Flexibel werken wordt met behulp van deze aanpak geïntegreerd in de gehele organisatie, zodat de medewerker autonoom is over zijn of haar eigen manier van werken. Met het juiste HR beleid kan de cultuur in de organisatie worden versterkt, en wordt er aangetoond dat de nieuwe manier van werken positieve veranderingen teweeg kan brengen voor zowel de organisatie als het individu.

Bij het opstellen van het HR-plan is het belangrijk om richtlijnen aan te geven voor de volgende zaken:

Communicatie

• Hoe wordt er binnen de organisatie gecommuniceerd?

• Via welke kanalen wordt er gecommuniceerd? 

• Wat is de verwachte reactietijd? 

Werving en selectie

• Hoe moet de nieuwe wervingsprocedure worden vormgegeven? 

• Zijn kandidaten buiten Nederland nu ook interessant?

• Hoe worden de gesprekken nu gevoerd?

Onboarding

• Hoe ga je om met onboarding op afstand?

• Hoe laat je mensen kennis maken met de cultuur en zorg je voor verbinding met collega’s?

Beoordelingen en performance management

• Hoe beoordeel je performance op afstand?

Verzuim

• Hoe bepaal je verzuim op afstand?

• Hoe voer je gesprekken over verzuim in de nieuwe situatie?

4. Faciliteer evaluatie

De transitie naar het nieuwe werken zal niet direct perfect gaan. Het is juist belangrijk om naar dit proces te kijken met een langetermijnvisie, zodat er ruimte is voor fouten en verbetering. Om de kans van slagen te verhogen, kun je hierbij medewerkers betrekken, bijvoorbeeld door gebruik te maken van een feedbackroute. Stel bijvoorbeeld een werkgroep samen die het succes van het hybride werken monitort. Communiceer organisatiebreed wie de aanspreekpunten zijn voor tips en tops omtrent het hybride werken en stel daar ook een apart e-mailadres voor in. Laat deze werkgroep maandelijks de stand van zaken rapporteren, zodat zij ook in beeld blijven bij medewerkers. 

Zo is het duidelijk voor medewerkers waar ze hun feedback op de inrichting van het hybride werken kunnen delen en zien zij tegelijkertijd dat dit serieus genomen wordt. 

Stimuleer medewerkers om mee te praten over de zaken die wel én niet goed gaan. Zo kun je in relatief korte tijd veel informatie verzamelen. De verzamelde data kan een goed startpunt zijn voor het opstellen van een datagestuurd HR beleid. Door feedback te verwelkomen, creëer je een laagdrempelige en flexibele omgeving waarin beleid snel en efficiënt kan worden aangepast.