Een gesprek voeren: 7 handvatten voor een veilige gespreksomgeving

Great Conversations en het belang van een goed gesprek

In de videoserie Great Conversations koppelen we CEO aan talent om te praten over relevante thema’s op de werkvloer, zoals jezelf zijn, gelijke behandeling en inclusie. Hiermee willen we organisaties inspireren om ook met elkaar in gesprek te gaan. Maar waarom vinden we dat zo belangrijk?

Cultuur verandert in de interactie, in gesprek kun je juist diversiteit omarmen en mensen met een minderheidsstem een plek geven. Door met elkaar in gesprek te gaan, verklein je de afstand tussen mensen en ontstaat er verbinding. En vrijwel elk probleem kan door middel van verbinding opgelost worden.

Maak kennis met de Trust Index

Ons medewerkersonderzoek meet vertrouwen, trots en plezier in jouw organisatie. 

Download de whitepaper

1. Praktische zaken

De locatie van het gesprek heeft meer impact op de inhoud van het gesprek dan je denkt. Als je met een groep gaat werken die nog niet gewend is om kwetsbare thema’s openlijk met elkaar te bespreken, dan kan het zinvol zijn om voor een andere locatie dan de werkplek te kiezen. Dit is neutrale grond en zorgt vaak voor een andere mindset bij deelnemers, waardoor kwetsbare gesprekken gemakkelijker op gang komen. Kies absoluut voor een rustige, afgesloten ruimte waarin anderen niet zomaar kunnen storen of meeluisteren.

Neem de tijd! Want wil je de diepte raken, dan vraagt dit om voldoende tijd. Zo voorkom je dat je het gesprek gehaast of onvoldaan moet afronden. Reserveer dus minimaal 1,5 uur, maar mogelijk langer. Gesprekken variëren van uren tot zelfs dagen. Dit hangt af van de context, doel, groepsgrootte en het vermogen van de groep om verdiepend in gesprek te gaan.

2. Groepssamenstelling

De groepssamenstelling is afhankelijk van het doel dat je wil bereiken. Het kan juist erg interessant zijn om mensen van diverse achtergronden met elkaar in gesprek te brengen. Zo kunnen zij van elkaar leren en meer nabijheid ervaren.

Soms is deze stap te groot. Denk aan een productiemedewerker die het spannend kan vinden om zich te uiten waar de directeur bij is. De veilige basis is dan onvoldoende. Zorg dan voor tussenstappen: breng homogene groepen eerst met elkaar in contact (deelnemers met enigszins vergelijkbare kenmerken, zoals functie, leeftijd, afkomst en behoefte), waardoor zij zich sterker voelen om zich verbaal uit te uiten.

Maar als je een cultuurdoorbraak wil realiseren, zul je ook in heterogene groepen gesprekken moeten organiseren. Door goede gesprekken, waarin mensen zichzelf kunnen uiten, vragen durven stellen, erkenning en begrip voelen en zelfs misschien gelijkenissen ontdekken, ontstaat er verbinding en wederzijds begrip.

Wanneer je het over kwetsbare onderwerpen hebt, zorg dan dat de groep niet groter is dan tien tot twaalf deelnemers. In grotere groepen zijn mensen namelijk minder geneigd om zich kwetsbaar op te stellen.

3. Een duidelijk kader

In de basis ervaren deelnemers meer veiligheid als er duidelijkheid is over het doel, de verwachtingen en de rollen van de aanwezigen. Start het gesprek daarom met een introductie waarin je antwoord geeft op de volgende vragen:

• Waarom voeren we dit gesprek?

• Wat is het doel van dit gesprek?

• Wat zijn de intenties van dit gesprek?

• Wat verwachten we van jou als deelnemer?

• Wat gaan we precies bespreken?

• Wat gebeurt er met de uitkomsten?

Wees ook helder over de verschillende rollen van de gespreksdeelnemers. Is er bijvoorbeeld iemand die het gesprek leidt of faciliteert? Is er een leidinggevende aanwezig met een specifieke rol? Of is er iemand die aantekeningen maakt? Geef dat dan vooraf duidelijk aan, zodat iedereen weet wat ze van elkaar kunnen verwachten en er zo min mogelijk ruimte is voor eigen interpretatie.

4. Spelregels

Een spel kun je pas spelen als iedereen de spelregels begrijpt en naleeft. Dit geldt ook voor een gesprek. Bepaal daarom samen met de gespreksdeelnemers op voorhand welke spelregels er gelden tijdens het gesprek. Je kunt bijvoorbeeld met elkaar afspreken dat het oké is om het met elkaar oneens te zijn en dat je van iedereen nieuwsgierigheid richting de ander nodig hebt. Of spreek met elkaar af dat iedereen elkaar laat uitpraten, omdat het laatste deel van een zin vaak de belangrijkste boodschap bevat.

Wellicht zijn er aanvullingen van de deelnemers zelf. Vraag altijd om akkoord op de spelregels van alle aanwezigen, bijvoorbeeld middels handopsteek.

5. Check-in en check-out

Een check-in is een moment om als groep te landen, zo nodig jezelf aan elkaar voor te stellen en op de hoogte te worden gebracht van agenda’s en persoonlijke thema’s. Door middel van een check-in krijg je een eerste idee van wat er ‘onder water’ leeft in de groep. Bovendien zorgt een check-in voor actieve betrokkenheid van alle deelnemers, omdat iedereen incheckt door het beantwoorden van de check-in vragen.

Stel tijdens de check-in vragen die relevant zijn voor het groepsproces en de inhoud van het gesprek. Voorbeelden van algemene vragen die je bij een check-in kunt stellen, zijn:

• Hoe zit je erbij vandaag?

• Welk deel van jou wil bij dit gesprek aanwezig zijn en welk deel niet?

• Wat hoop je met dit gesprek te bereiken?

• Of wat speelser: welke sappige roddel heb je vooraf gehoord over dit gesprek?

Tijdens de check-in reageer je niet op elkaar. Begin zelf als leider van het gesprek. Modelleer daarmee hoe lang en hoe diep je wilt gaan. De duur van de check-in is afhankelijk van het doel en het programma van het gesprek, variërend van vijf minuten tot uren. Het is een simpele en effectieve manier om voor veiligheid en inclusie te zorgen in de groep. Je kunt een check-in zowel in grote als kleine groepen doen, hiervoor zijn diverse varianten bekend.

Aan het einde van het gesprek hecht je het gesprek ook weer af met een check-out. Je biedt hiermee een formeler alternatief voor het koffieapparaatgesprek, waar vaak rake dingen worden gezegd over de beleving die deelnemers hadden bij het gesprek. Zeker bij pittige gesprekken, zijn mensen vaak nog emotioneel aan het einde van het gesprek. Door hierbij stil te staan, verlaten de deelnemers het gesprek vaak comfortabeler. Je kunt bijvoorbeeld vragen:

• Met welk gevoel verlaat je dit gesprek?

• Wat is jouw belangrijkste inzicht geweest tijdens het gesprek?

6. De kern: ga zo diep als noodzakelijk en de groep aankan

In de rol als facilitator ben je verantwoordelijk voor de veiligheid van iedere deelnemer en zorg je voor een goede structuur van het gesprek die het doel dient. Dit doe je door open vragen te stellen, waar nodig door te vragen, hypotheses te toetsen, tussen de regels door te lezen en iedereen aan het woord te laten. Een belangrijk uitgangspunt is dat je met jouw interventies zo diep gaat als noodzakelijk voor het doel van het gesprek en zo diep als de groep aankan. Een facilitator kan het gesprek dus maken of kraken. Het is een vak op zich om een goed gesprek te faciliteren.

Na een geslaagd gesprek, waarin de deelnemers elkaar volledig hebben begrepen, volgt een minibesluit. Dit is het moment waarop je zegt ‘zo gaan het vanaf nu doen’ of ‘we accepteren onze verschillen en dit is hoe we daarmee om willen gaan’. Het lukt uiteraard niet altijd om om ieders behoeften, visies en gedrag volledig op elkaar af te stemmen. Misschien vraagt de situatie dan wel om een vervolggesprek of nog meer oog voor de onderlinge verschillen. Het grote risico zit ‘m in dat we elkaar niet meer kunnen of willen begrijpen, waardoor misverstanden en irritaties groter worden en er (nog meer) meer afstand ontstaat. Sterke culturen hebben juist oog en respect voor de onderlinge verschillen en brengen diverse partijen juist met elkaar in gesprek.

Qua structuur gebruiken wij voor dialogen meestal een vaste agenda. Die is als volgt:

• Aftrap door een leidinggevende

• Doel, kaders, spelregels

• Check-in

• Kern

• (Mini)besluit, oplossingen of actiepunten

• Check-out

7. Neutraliteit

Voor alle varianten van interventies geldt: let op de wijze van formuleren. Zorg ervoor dat nergens een veroordeling doorklinkt. Kortom: blijf zo neutraal mogelijk. Als je te veel laat blijken dat je de groep een bepaalde kant op wil sturen, loop je het risico dat je de openheid van de deelnemers verliest. Om je eigen neutraliteit te toetsen, kun je een neutraliteitsoefening vooraf doen. Dit geeft inzicht in jouw eigen opvattingen rondom het thema en bewondering of irritaties die bepaalde deelnemers bij jou oproepen.

De oefening zorgt ervoor dat je zakt in je eigen bewustzijnslagen, waardoor je niet onbewust wordt gesaboteerd tijdens het faciliteren, maar juist vanuit volledig bewustzijn kunt handelen. Deze oefening is ook nuttig om achteraf te doen: voorbereiding is nabereiding. Elke keer dat je deze oefening doet, bereid je je voor op de volgende keer.

Overweeg een gespreksfacilitator

Ben je niet gewend om op de werkvloer te praten over thema’s als diversiteit, mentale gezondheid en gelijkheid? Dan kan de drempel om het gesprek aan te gaan erg hoog zijn. In dat geval kan het zinvol zijn om een neutrale facilitator van buitenaf in te schakelen. Iemand zonder politieke agenda. Dit geeft een veilig gevoel. Zoals je hebt gelezen, komt er behoorlijk veel bij kijken om een goed gesprek te faciliteren. Het is een vak apart, maar niet onmogelijk om zelf in de vingers te krijgen!