Medewerkersonderzoek: hoe ga je het gesprek aan?

Wat is de betekenis achter de resultaten van het medewerkersonderzoek, achter de cijfers? Je wilt naar bovenhalen wat er onder de oppervlakte zit. Als een organisatie acties formuleert, puur gebaseerd op cijfers, hebben ze vaak geen effect. Soms worden er acties geformuleerd en worden die goed opgevolgd, maar blijft toch de gewenste verandering uit. Dat betekent dat er niet tot de kern van de issues gekomen is. Door middel van een gesprek kom je tot deze kern. 

Best Practice 

Een manager van een organisatie waar de opvolging zeer succesvol was, vertelt: ‘Aan het begin van de gesprekken met medewerkers geef ik aan dat het voor mij ook nieuw en spannend is. We leren samen in zo’n gesprek en zijn op zoek naar de juiste weg. Ik probeer niet zelf in te vullen waarom de resultaten zijn zoals ze zijn, maar dit te achterhalen door middel van het gesprek te voeren. Ik vraag en blijf luisteren. Daardoor voelen medewerkers zich ook betrokken.’ 

Het gesprek niet voeren kan als gevolg hebben dat je geld aan nieuw beleid besteedt dat niet nodig is. Dit kan gebeuren als bij het ontvangen van de resultaten de neiging bestaat om resultaten zelf te interpreteren en aannames te doen, terwijl medewerkers iets anders bedoelen of ervaren. Een organisatie had een lage score op werk-privé-balans.

De HR-manager vertelt: ‘We waren daar verbaasd over, want we hadden het gevoel daar juist al zoveel mee te doen. Toen we met de medewerkers in gesprek gingen, kwamen we erachter dat de medewerkers ook thuis nog erg met hun gedachten bij het werk waren. Dat was voor hen echter niet zozeer een probleem, maar meer een kenmerk van het werk. Er bleek dan ook geen behoefte te zijn aan actie. Medewerkers vonden het wel belangrijk dat het management dit wist.’

Lees ook: Waarom de Trust Index méér is dan een MTO

Weerstand

Tijdens het voeren van deze gesprekken kun je op weerstand stuiten bij je medewerkers. Belangrijkste is om ernaar te luisteren en samen tot oplossingen te komen. Als medewerkers teruggrijpen op zaken in het verleden, kun je geneigd zijn die af te doen met ‘Dat is geweest, daar kunnen we niets meer aan veranderen.’

Het heeft echter nog steeds invloed en daarom is het goed deze punten toch te adresseren. Vraag aan de medewerkers wat je er nu aan kunt doen om het gevoel, dat stamt uit het verleden, nog weg te nemen of op te lossen. We zien dan dat medewerkers zelf de conclusie trekken dat het nu niet meer relevant is of dat er nu nog iets speelt dat het gevoel steeds weer oproept. 

Vertrouwelijkheid van het medewerkersonderzoek

Het is van belang om tijdens het gesprek duidelijk te maken dat medewerkers vrij zijn om wel of niet te reageren en hun mening te geven. Het kan zijn dat mensen zich toch niet veilig genoeg voelen om zich uit te spreken. Dit kan komen doordat ze onzeker zijn over de anonimiteit of denken dat ze later worden afgerekend op wat ze hebben gezegd.

In het Great Place To Work medewerkersonderzoek wordt alles gedaan om de antwoorden zo vertrouwelijk mogelijk te behandelen en resultaten worden niet gekoppeld aan individuen. Het is tijdens het gesprek dan ook niet de bedoeling om te vragen wat iemand exact op een bepaalde vraag of stelling heeft geantwoord. 

Kaders en doelstellingen 

Voor het voeren van het gesprek stel je vooraf duidelijke kaders: ‘Wat is het doel van deze sessie?’ Een voorbeeld is dat je drie onderwerpen geformuleerd wilt hebben. De sessie is ook niet het moment om persoonlijke zaken op te lossen. Het gaat om het team en om de organisatie. En om de behoefte naar boven te halen: ‘Wat moet er anders?’

Stel open vragen die medewerkers uitnodigen tot het delen van mogelijkheden: 

• Wat bedoel je daarmee? 

• Vertel me daar eens meer over. 

• Laten we het daar in meer detail over hebben. 

• Kun je dat aan me uitleggen? 

• Dit is zoals ik het begrijp. Mis ik iets of heb ik iets verkeerd begrepen? 

• Geef eens een voorbeeld. 

• Zeg maar gewoon wat er in je opkomt. 

• Wat vergeet ik te vragen? 

• Dat is heel waardevol. Laten we kijken wat anderen vinden.

Kies de juiste vorm om te bouwen aan vertrouwen 

Voor het voeren van het gesprek is het belangrijk een manier te vinden die niet alleen bij de leidinggevenden, maar ook bij de medewerkers en de situatie past. Zo zijn een-op-een-gesprekken, groepsgesprekken, feedbacksessies en werkgroepen mogelijk.

Het gesprek met de medewerkers is niet alleen cruciaal om de opvolging te laten slagen, maar ook een moment om te bouwen aan vertrouwen in de organisatie. 

5 tips voor een succesvol gesprek

1. Organiseer een-op-een-gesprekken als mensen niet bang zijn zich persoonlijk naar hun leidinggevende uit te spreken. Of als er binnen het team dominante persoonlijkheden zijn die de rest anders wellicht overstemmen.

2. Organiseer groepsgesprekken om het met elkaar in gesprek gaan te stimuleren. Of omdat mensen zich sneller zullen uitspreken als anderen in de groep dat ook doen.

3. Organiseer feedbacksessies, waarbij je:

• met alle medewerkers deelt dat er feedbacksessies georganiseerd gaan worden om meer informatie te verzamelen; 

• met alle medewerkers deelt wie in deze sessies deelnemen en waarom; 

• medewerkers laat inschrijven als ze interesse hebben; 

• aangeeft dat de input van medewerkers zeer gewaardeerd wordt en dat hier zorgvuldig en vertrouwelijk mee om wordt gegaan; 

• je laat weten dat het prima is als medewerkers besluiten om geen verdere input te leveren.

4. Laat het gesprek voeren door een leidinggevende van een ander team, een HR-manager of een onafhankelijke consultant. 

5. Organiseer werkgroepen als het niet haalbaar is om met iedereen in gesprek te gaan. Communiceer duidelijk wie er in de werkgroepen zitten en wat daar gebeurt. Werkgroepen bestaan uit een mengeling van verschillende soorten mensen (positief, kritisch, etc.).