De eerste succesfactor van een geslaagd medewerkersonderzoek is het creëren van commitment op het onderzoek in de hele organisatie, te beginnen bij het hoger management/de directie.
Commitment betekent zowel ‘sterke betrokkenheid’ als ‘de onherroepelijke vastlegging van beloften’. In deze context houdt het in dat iedereen in de organisatie sterk betrokken is bij het medewerkersonderzoek, de doelstellingen en het proces. Als het hoger management gecommitteerd is, is het medewerkersonderzoek niet enkel een HR-tool maar een onderdeel van de strategie en ambities van de organisatie.
De volgende vragen moeten voorafgaand aan het medewerkersonderzoek beantwoord zijn om het onderzoek tot een succes te maken:
Wat zijn de doelstellingen van het medewerkersonderzoek?
Wat wil je als organisatie bereiken?
Hoe sluiten de doelstellingen van het medewerkersonderzoek aan bij de organisatiedoelen?
Hoe ziet het totale proces eruit? En wat is de rol van de managementleden?
De doelstellingen kunnen per organisatie verschillen. Bijvoorbeeld het verlagen van het ziekteverzuim, de beste werkgever van Nederland worden, het plezier in de organisatie vergroten of een aantrekkelijkere werkgever worden voor talent.
Het komt voor dat de resultaten in de bureaulade verdwijnen en het medewerkersonderzoek in de vergetelheid raakt. Binnen een organisatie bleek dat het managementteam de toegevoegde waarde van het onderzoek onvoldoende inzag. De opvolging haperde omdat er geen tijd en prioriteit aan werd besteed en een jaar later was het medewerkersonderzoek alweer vergeten. Het resultaat hiervan was dat de medewerkers teleurgesteld waren en het vertrouwen in het management minder werd. De organisatie zei A (‘We nemen jullie mening serieus’), maar deed B (‘We doen niets met jullie mening’). En hiermee werd de investering in het medewerkersonderzoek weggegooid geld.
De directie en het MT spraken met elkaar over de doelstellingen van het medewerkersonderzoek. Het bleek dat ze totaal verschillende gedachten hadden. Een collega stelde voor om een werkgroep samen te stellen. Hierin waren zowel de directie, het MT, de OR als medewerkers uit verschillende afdelingen vertegenwoordigd. Deze werkgroep bedacht een aantal concrete doelstellingen voor de komende één en drie jaar. Zij stelden zichzelf voortdurend de vraag: ‘Wat moet het medewerkersonderzoek de organisatie én de medewerkers opleveren?’ De directie en het MT stemde in met de opgestelde doelstellingen. Ook bespraken zij gezamenlijk het proces, de rolverdeling en verantwoordelijkheden. Het commitment van het hoger management was hoog, alle lagen van de organisatie waren betrokken en de medewerkers bleken goede ambassadeurs.
Naast het commitment op de doelstellingen moet het proces van het onderzoekstraject voor alle medewerkers helder zijn. Hiermee versterk je de betrokkenheid en het enthousiasme. Belangrijke momenten zijn de communicatie voorafgaand aan het onderzoek, het onderzoek zelf, de navigatie door de resultaten, de gesprekken over de resultaten, het opstellen van het actieplan, het uitvoeren van de acties en het meten van de voortgang. Het is belangrijk om van tevoren te bedenken hoe, wanneer en wat je gaat doen als de resultaten er zijn. Organisaties die dit goed aanpakken, betrekken alle lagen van de organisatie.
Naast een sterk commitment van het hoger management, is het belangrijk dat je de leidinggevenden en medewerkers in elke fase van het onderzoekstraject zoveel mogelijk betrekt. Hiermee creëer je draagvlak, betrokkenheid en bovenal motivatie om het medewerkersonderzoek tot een succes te maken. Je wilt dat de leidinggevenden en medewerkers actief opvolging geven aan de resultaten, wat niet lukt als medewerkers het gevoel hebben dat het medewerkersonderzoek hun opgedrongen is.
Een medewerkersonderzoek is een investering, zowel in kosten, inzet, als de tijd die je vraagt van je medewerkers. Als je van tevoren niet helder hebt waarvoor je het medewerkersonderzoek inzet en hoe je dat gaat doen, is het een onnodige kostenpost geworden en brokkelt het vertrouwen binnen de organisatie af.
Daarna is het alsnog zaak om de doelstellingen en het proces goed te communiceren en daadwerkelijk na te komen wat je voorafgaand aan het onderzoek met elkaar hebt afgesproken. Dat is cruciaal om vertrouwen te bouwen en het onderzoek te doen slagen.