Medewerkersonderzoek: 9 stappen van opvolging

Hoe het niet moet 

Een organisatie kreeg de resultaten binnen van het medewerkersonderzoek. Het hoger management koos vervolgens zelf de aandachtspunten en formuleerde hier acties bij. De resultaten werden top-down gedeeld, waarbij de prioriteiten en acties vermeld werden die na een half jaar moesten zijn opgevolgd. Er kwam vervolgens niets terecht van de opvolging, omdat de medewerkers totaal niet betrokken waren bij het proces. 

Best practice 

Bij een andere organisatie werden de resultaten met de locatiemanagers gedeeld. Daarbij werd verteld hoe ze het gesprek met de medewerkers konden aangaan en resultaten konden analyseren. Vervolgens formuleerden zij samen met hun mensen doelen en actiepunten. ‘Wij vonden het belangrijk dat de actiepunten niet opgelegd werden’, aldus een HR-manager. ‘Uiteindelijk zijn het de mensen op de werkvloer die het samen moeten doen. Het zijn de locatiemanagers met hun teams die een betere werkplek kunnen creëren.’ Belangrijk hierbij was dat ook het hoger management haar eigen actieplan had om uit te voeren. Deze aanpak en opvolging bleken succesvol. 

De 9 stappen van opvolging

• Communiceer de resultaten in de organisatie en deel het vervolgproces

• Bespreek de resultaten met medewerkers om te ontdekken waar de scores vandaan komen

• Interpreteer de resultaten op basis van gesprekken met medewerkers

• Prioriteer en bepaal focusgebieden

• Ontwikkel een actieplan samen met medewerkers en bepaal wie welke rol op zich neemt

• Communiceer het actieplan in de organisatie

• Implementeer het actieplan met behulp van de medewerkers

• Evalueer het actieplan regelmatig en stel het plan indien nodig bij

• Rapporteer de voortgang

Hieronder bespreken wij de eerste vijf stappen van het opvolgingsproces. 

Stap 1: Communiceer de resultaten en het vervolgproces 

Het is belangrijk om de resultaten zo snel en transparant mogelijk te delen en duidelijkheid te geven over het vervolgproces. Het is hierbij van belang niet het gevoel te geven de resultaten achter te willen houden. Je kunt eerst met iedereen de resultaten van de hele organisatie delen, om medewerkers het grote geheel te laten zien. Daarna ga je pas in op de resultaten van de eigen afdeling. Bijvoorbeeld als de neiging bestaat op een competitieve manier afdelingen met elkaar te vergelijken. ‘Zie je wel dat afdeling X lager scoort dan de rest?’

Een goed medewerkersonderzoek is geen persoonlijke evaluatie van leidinggevenden. Communiceer dit ook tijdens de terugkoppeling van de resultaten. Er zijn binnen organisaties altijd hoger en lager scorende afdelingen. Resultaten worden met iedereen gedeeld om afdelingen juist van elkaar te laten leren. 

Stappen 2 en 3: Bespreek en interpreteer de resultaten met de medewerkers 

Tijdens de opvolging is het belangrijk verantwoordelijkheid te nemen voor de resultaten. Het levert niets op als je blijft hangen in de cijfers en in de discussie waarom uitkomsten zijn zoals ze zijn. ‘We weten wel waar die score vandaan komt, maar we kunnen er toch niets aan doen’ is een veelgehoorde uitspraak. Dat geldt ook voor de opmerking ‘De lage score is het gevolg van hoe de vraag gesteld is.’ De resultaten zijn zoals ze zijn. Je geeft betekenis aan de resultaten in het gesprek met de medewerkers.

Een voorbeeld hiervan is een leidinggevende die zijn kwetsbaarheid toonde bij het delen van de resultaten met zijn team. Hij sprak de woorden: ‘Ik ben best geschrokken van de resultaten van ons team.’ Deze eerlijkheid bleek zijn geloofwaardigheid te versterken en zijn houding nodigde uit tot reactie en gesprek. 

Stap 4: Prioriteer en selecteer focusgebieden 

Prioriteer met de medewerkers de onderwerpen die uit de gesprekken komen. Je voorkomt hiermee dat medewerkers zich later gaan afvragen waarom met bepaalde punten niets is gedaan. Ze zijn onderdeel geweest van het proces waarin is besloten welke punten prioriteit krijgen. Ze zullen bovendien zelf verantwoordelijkheid nemen bij het uitvoeren van de acties, doordat ze die punten zelf als prioriteit gekenmerkt hebben.

Voordat je vervolgens actieplannen opstelt, is het van belang om een aantal focusgebieden te selecteren waarbinnen je veranderingen doorvoert. Committeer je aan niet meer dan drie focusgebieden om de kans te vergroten dat je je doelen realiseert. 

Stap 5: Ontwikkel een actieplan en bepaal de rolverdeling 

Nadat je de belangrijkste focusgebieden bepaald hebt, stel je samen met je medewerkers de actieplannen op. Het is belangrijk dat iedereen verantwoordelijkheid neemt en acties op elke niveau geformuleerd worden. Daarnaast bepaal je in het actieplan de rolverdeling, de deadlines, wat er nodig is en hoe je succes gaat meten.

Een manager deelt haar ervaring: "De leidinggevenden bespreken de eigen uitkomsten binnen hun team en benoemen samen met hun medewerkers concrete actiepunten. Deze actiepunten vormen de leidraad voor het komende jaar. In werkoverleggen komt dat vervolgens regelmatig terug. Hierdoor ervaren medewerkers dat er daadwerkelijk aan de actiepunten wordt gewerkt. Dat versterkt de betrokkenheid en het gevoel dat je mening geven, bijvoorbeeld via het onderzoek, echt zin heeft."

Betrokkenheid en verantwoordelijkheid 

Als je medewerkers voortdurend betrekt bij het medewerkersonderzoek, de opvolging en de gesprekken, laat je zien dat het medewerkersonderzoek geen HR- of managementtool is. Bovendien zullen de medewerkers zelf gaan werken aan een betere werkomgeving. Je legt hiermee de verantwoordelijkheid laag in de organisatie. Het is daarbij wel zaak om tijdens de opvolging van de resultaten zelf niet achterover te leunen, maar juist je betrokkenheid te tonen. Bij het medewerkersonderzoek én bij de medewerkers. 

Mensen willen zich gehoord voelen. Ook in het samen opvolgen van het medewerkersonderzoek en de resultaten. Je verliest geloofwaardigheid en vertrouwen als je een medewerkersonderzoek laat uitvoeren en daarbij aangeeft de mening van medewerkers te willen weten, maar er vervolgens niet goed naar luistert of er, voor hun gevoel, niets mee doet. Alleen al het gesprek aangaan met mensen lost vaak dingen op. 

Lees ook: Waarom de Trust Index méér is dan een MTO

5 tips om goed opvolging te geven aan het medewerkersonderzoek

• Laat een onafhankelijke consultant een workshop aan managers geven over het analyseren en het goed opvolgen van de resultaten.

• Organiseer per team een gesprek met de leidinggevende en een HR-collega, waarbij je specifiek inzoomt op de afdelingsresultaten. Stel de vragen: ‘Wat kan er beter?’, ‘Waar kunnen wij van leren?’ en ‘Wat wil je dat er verandert?’

• Bespreek de drie focusgebieden elke maandagochtend in de weekstart en bespreek de status met de medewerkers.

• Vier successen. Behaal je na een jaar goede verbeteringen en een hogere score? Vier dit dan met elkaar.

• Laat de directie na het medewerkersonderzoek een zeepkistsessie houden. Binnen een organisatie erkende de directrice dat er nog veel moest gebeuren, maar gaf aan dat zij blij was met de enorme betrokkenheid van de medewerkers.