Best Practice: Feedback faciliteren

Vragen & feedback

Luisteren is een van de negen beleidsterreinen van de Culture Audit waarmee Great Place to Work onderzoek doet naar werkgeversbeleid binnen een organisatie. Een organisatie die een relationele omgang heeft met de medewerkers, zorgt dat managers bereikbaar zijn op verschillende manieren. Ze moedigen mensen aan om vragen te stellen, hun bezorgdheden te uiten en opmerkingen en kritiek te geven. Om bereikbaar te zijn als manager, is het van belang om informele meetings te plannen en je actief met de medewerkers te mengen.

Ook het organiseren van skip-level meetings zorgt dat de bereikbaarheid wordt vergroot en de drempel om vragen te stellen wordt verkleind. Een skip-level meeting houdt in dat er de gelegenheid is om met de leidinggevende van iemands leidinggevende te praten. Ook kan het stellen van vragen en het geven van feedback worden gestimuleerd door het organiseren van regelmatige update-meetings met Q&A-mogelijkheden. Van belang is dat alle vragen hierbij worden beantwoord. Vraag regelmatig om de mening van medewerkers en creëer mechanismen om dit te faciliteren via bijvoorbeeld een nieuwsbrief of internetfora. Een voorwaarde is wel dat dit wordt opgevolgd met acties en transparante feedback.

Best Practice: ‘Ask me anything’

Alles mogen weten, betekent ook alles mogen vragen. Altijd. Om dit te faciliteren is TamTam gestart met de ‘Ask me anything’-sessies. Eens per kwartaal wordt op ieder kantoor van TamTam een dergelijke sessie georganiseerd. Alle medewerkers worden hiervoor uitgenodigd. Aanwezigheid is niet verplicht. Het idee is dat medewerkers iedere vraag die ze maar willen stellen ook kunnen stellen en dat deze door de managing directors beantwoord wordt. In 2015 heeft TamTam hun feedback-cultuur versterkt door middel van meerdere acties. Een daarvan is door het doel voor het geven van feedback vast te leggen en te communiceren in hun Monday-morning-meeting (wekelijkse stand-up voor het hele bedrijf) en op de interne wiki. Daarnaast zijn feedbackregels opgesteld en gecommuniceerd en is ‘Impraise’ geïmplementeerd, een online feedbacktool voor 360 graden feedback. Ook zijn er feedback-trainingen georganiseerd en is feedback een onderdeel van het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers.

Waarom een Best Practice?

Great Place to Work heeft vijf criteria ontwikkeld waarmee werkgeversbeleid wordt beoordeeld. Deze zijn van belang voor het ontwikkelen van een sterke organisatiecultuur en het effectiever maken van het beleid. Van de vijf criteria blinkt deze Best Practice uit op de drie criteria van variëteit, toegankelijkheid voor alle medewerkers en integratie van de kernwaarden. TamTam laat met de ‘Ask me anything’-sessies zien dat regelmatig feedback geven en vragen stellen echt tot hun kernwaarden behoren. TamTam biedt veel verschillende mogelijkheden om hiermee om te gaan, zodat werkelijk iedereen feedback kan geven en het daarmee een onderdeel is van de organisatiecultuur.

Continue feedback is de sleutel

In gesprek gaan met de medewerker. Het is meer dan doelen en verwachtingen communiceren. Meer dan eenrichtingsverkeer. Maak luisteren een onderdeel van je organisatiecultuur en bouw aan een succescultuur door middel van continue feedback. Openheid binnen de organisatie staat hierbij centraal. Dat medewerkers alle vragen kunnen stellen, de mogelijkheid ‘to ask anything’, is daarbij essentieel.