Privacyverklaring

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel. Wij raden je aan deze verklaring zorgvuldig te lezen. Het eerste deel van de verklaring is gericht op de verwerking van persoonsgegevens gekoppeld aan de websites, nieuwsbrieven en aan commerciële activiteiten. Het tweede deel van de privacyverklaring is specifiek gericht op deelname aan een medewerkersonderzoek van Great Place To Work® Nederland.

 

Privacybeleid Great Place To Work® Nederland

Great Place To Work® Nederland (GPTW Nederland B.V.) is de Nederlandse organisatie die werkt onder de geregistreerde merknaam van Great Place To Work® Institute, welke is gevestigd in de VS. Great Place To Work® Nederland is een zelfstandige organisatie, welke middels een franchise model toestemming heeft gebruik te maken van de geregistreerde merknaam Great Place To Work® en bijbehorend gedachtengoed en producten (waaronder, maar niet uitsluitend de Trust Index© en Culture Audit©) van Great Place To Work® Institute.

Great Place To Work® Nederland heeft als doel organisaties te helpen in hun ontwikkeling naar mooie werkgevers. In het gedachtengoed van Great Place To Work staan de thema's vertrouwen, trots en plezier centraal. Om organisaties te helpen in hun ontwikkeling maken we onder andere gebruik van inzichten die we verkrijgen middels een medewerkersonderzoek. Daarbij verwerken wij privacygevoelige informatie, ook wel persoonsgegevens genoemd. In sommige gevallen werken wij daarbij samen met andere organisaties of bedrijven.

 

Great Place To Work® Nederland is de eigenaar van de website www.greatplacetowork.nl

Wij vinden het van groot belang dat er zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Daarbij houden wij ons aan de eisen uit de (privacy)wetgeving. Dat betekent onder andere dat wij duidelijk vermelden voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken, dat doen wij via deze privacyverklaring. Wij houden ons hierbij aan de volgende principes:

• Het verzamelen van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

• Je eerst vragen om uitdrukkelijke toestemming om jouw persoonsgegevens te verwerken in gevallen waarin jouw toestemming is vereist;

• Jouw gegevens alleen doorgeven aan derde partijen als dit wettelijk is toegestaan;

• Wanneer wij jouw gegevens delen, afspraken maken met derde partijen om er onder andere voor te zorgen deze niet voor andere doeleinden worden gebruikt;

• Passende beveiligingsmaatregelen nemen om jouw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken;

• Jouw recht respecteren om jouw persoonsgegevens op jouw aanvraag ter inzage te bieden, te corrigeren of te verwijderen.

Als je naar aanleiding van deze privacyverklaring contact met ons wilt opnemen, dan kan dat via onderstaande contactgegevens:

• Telefoon: 020 260 06 94

• E-mail: nl_info@greatplacetowork.com

 

Deel 1: persoonsgegevens in relatie tot websites, nieuwsbrieven en aan commerciële activiteiten

Bij het gebruik van onze diensten en via onze website laat je bepaalde gegevens bij ons achter. Dat kunnen persoonsgegevens zijn. Afhankelijk van de diensten en functionaliteiten die je op onze websites gebruikt, kunnen wij de volgende persoonsgegevens van jou verwerken:

• Naam (voornaam, achternaam)

• E-mailadres

• Bedrijfsnaam

• Alle overige informatie die je actief aan ons verstrekt

Ook kunnen wij bepaalde gegevens van jou ontvangen via cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat tijdens jouw bezoek aan onze website op jouw apparaat wordt geplaatst. In zo’n cookie wordt informatie opgeslagen over de wijze waarop jij onze website gebruikt. Ook verkrijgen we van zo’n cookie informatie die nodig is om onze website goed te laten werken. Meer informatie over de cookies die wij gebruiken vind je in ons cookiebeleid.

Bij voorbereiding tot het komen tot een mogelijke samenwerking met Great Place To Work® Nederland en jouw organisatie verzamelen wij aanvullende gegevens die noodzakelijk zijn om contact te krijgen en waar gewenst om op afspraak te komen. En gedurende een samenwerking met Great Place To Work® Nederland en jouw organisatie leggen we van onze directe contactpersonen persoonsgegevens vast om de samenwerking mogelijk te maken. Dit zijn deels persoonsgegevens. Hier kunnen wij de volgende gegevens van jou verwerken:

• Bedrijfsnaam

• Naam (voornaam, achternaam)

• E-mailadres (zakelijk adres)

• Telefoonnummer (vast en/of mobiel)

• Adresgegevens bedrijf

• Functie

• Geslacht

• Alle overige informatie die je actief aan ons verstrekt

 

Doeleinden

Great Place To Work® Nederland verwerkt bovenstaande gegevens voor een of meer van de volgende doeleinden:

• Om jou de mogelijkheid te bieden whitepapers te downloaden via onze website;

• Om met jou te communiceren door middel van het verzenden van elektronische nieuwsbrieven en/of post;

• Om met jou in contact te komen om te onderzoeken of er interesse is in nader contact of een samenwerking met Great Place To Work Nederland;

• Om jouw vragen te beantwoorden of jouw klachten te behandelen via social media, e-mail, per post of telefonisch;

• Om gedurende de periode van samenwerking contact te hebben en te houden over dienstverlening en om conform de vastgestelde overeenkomst ondersteuning te kunnen bieden bij afgenomen producten en diensten;

• Om meer inzicht te krijgen hoe onze website gebruikt wordt en voor diverse marketingdoeleinden;

• Om te voldoen aan eventuele wettelijke verplichtingen, zoals het verzamelen van gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte.

Wij mogen jouw persoonsgegevens alleen verwerken als wij hiervoor een wettelijke grondslag hebben. Wij baseren ons op de volgende grondslagen:

• Toestemming

• Uitvoering overeenkomst

• Wettelijke verplichting

• Onze gerechtvaardigd belangen zoals, marketingdoeleinden en het verbeteren van onze dienstverlening

Als er sprake is van gerechtvaardigd belang, kijken wij natuurlijk wel of wij vinden dat jouw belangen niet zwaarder wegen dan die van ons.

 

Verstrekking aan derden

Wij geven de door jou verstrekte gegevens door aan derde partijen, als wij ons kunnen baseren op een van de grondslagen uit de AVG. Zo kan het zijn dat het noodzakelijk is om gegevens te delen voor de levering van de door jou aangevraagde producten, of diensten. Wij maken gebruik van een derde partij voor de afhandeling van het versturen van onze nieuwsbrief en leggen wij jouw gegevens vast in onze CRM-systemen.

Wanneer wij jouw gegevens aan een derde verstrekken, zorgen wij er onder andere (met een overeenkomst) voor dat jouw gegevens niet voor andere doeleneinden worden gebruikt. Ook komen wij hierin, waar nodig, overeen dat jouw gegevens worden verwijderd zodra ze niet meer nodig zijn. Jouw gegevens worden verder alleen doorgegeven aan personen of instanties buiten de Europese Economische Ruimte (EER) als het desbetreffende land een passend niveau van gegevensbescherming heeft.

 

CRM systemen

Wij gebruiken ons CRM systeem voor diverse (marketing)doeleinden. Wij informeren jou graag nog extra over de werking van deze systemen om jou op transparante wijze en zo volledig mogelijk te informeren. Wij gebruiken de systemen voor:

• Het optimaliseren en verbeteren van onze website of de vindbaarheid van onze website in zoekmachines (Search Engine Optimization en Search Engine Advertising);

• Het participeren in die social media kanalen die jij gebruikt en het analyseren van de resultaten van onze social media activiteiten (Social Media Management);

• Het optimaliseren van de resultaten van onze landingspagina’s;

• Het analyseren van de interacties die je met onze organisatie hebt, bijvoorbeeld door onze website te bezoeken of onze e-mailberichten te openen (Lead Scoring en Workflows);

• Jou per e-mailbericht, telefonisch of persoonlijk informeren over producten en diensten die wellicht voor jou interessant kunnen zijn;

• Het terugrekenen van onze omzet naar onze marketingcampagnes (Closed Loop Analytics);

• Het optimaliseren en verbeteren van de inhoud op onze website (content management);

• Het organiseren van webinars;

• Het versturen van nieuwsbrieven en geautomatiseerde updates (e-mailmarketing).

Als jij je inschrijft voor onze nieuwsbrief, dan kunnen wij via het systeem ook jouw bezoeken analyseren aan de hand van aanvullende gegevens, zoals jouw naam en e-mailadres, en jou doelgericht informeren over jouw favoriete onderwerpen.

De door ons verzamelde (persoons)gegevens zullen uitsluitend worden aangewend voor het leveren en optimaliseren van onze marketingactiviteiten. Hierbij kan onderscheid gemaakt worden tussen twee situaties:

• Je bent een anonieme bezoeker. In dit geval zien wij niet welke pagina’s jij bezoekt. Wel kunnen wij op onze website analyseren hoe vaak een pagina bekeken wordt en verzamelen we jouw IP-adres en IP-locatie. Met deze informatie kunnen wij onze website verbeteren.

• Je bent een bekende bezoeker. Hiervan kan sprake zijn als jouw gegevens bij ons bekend zijn, bijvoorbeeld als je eerder contact met ons hebt opgenomen door het invullen van het formulier op onze website. In dit geval wordt automatisch een persoonlijk profiel van jou aangemaakt en bijgehouden, waarmee we kunnen analyseren welke pagina’s je bezoekt, waar je klinkt op de website en welke nieuwsbrieven je opent.

 

Beveiligen en bewaren

Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot jouw persoonsgegevens te beperken. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot de gegevens en dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is. Wij bewaren de gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Dat wil zeggen dat wij de gegevens bewaren zolang dat nodig is om de door jouw gevraagde dienst te leveren. Uitgezonderd hiervan zijn de gegevens die wij langer moeten bewaren als de wet ons dit verplicht.

 

Websites van derden

Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen namelijk niet garanderen dat deze websites op een betrouwbare of veilige manier met jouw persoonsgegevens omgaan. Lees altijd voor gebruik van de desbetreffende website de privacyverklaring van deze website, voor meer informatie over de manier waarop zij met jouw gegevens omgaan.

 

Deel 2: deelname aan een medewerkersonderzoek van Great Place To Work® Nederland

Great Place To Work® Nederland biedt als één van haar producten voor organisaties een medewerkersonderzoek aan. Indien een medewerkersonderzoek plaatsvindt, gebeurt dat in opdracht van de opdrachtgever, de betreffende deelnemende organisatie. Great Place To Work® Nederland treedt in dat geval namens de organisatie op als verwerker en de betreffende organisatie als verwerkersverantwoordelijke. Voor inzicht in de specifiek geldende afspraken welke jouw organisatie heeft met Great Place To Work® Nederland verwijzen wij graag naar de eigen organisatie.

Deelname aan een medewerkersonderzoek is ten alle tijden vrijwillig. Een medewerker kan onder geen beding verplicht worden deel te nemen aan een dergelijk onderzoek. Deelname heeft als doel een bijdrage te leveren aan de ontwikkeling van de betreffende organisatie. Hierbij geldt in zijn algemeenheid des te hoger het aantal deelnemers aan een onderzoek, des te representatiever de resultaten en dus des te waardevoller deze zullen zijn voor jouw organisatie.

 

Gebruik van persoonsgegevens

In zijn algemeenheid kan Great Place To Work® Nederland aangeven dat in het kader van haar dienstverlening de volgende persoonsgegevens over het algemeen verwerkt worden:

• Naam medewerker

• E-mailadres medewerker

Deze gegevens worden gebruikt om het medewerkersonderzoek te kunnen vormgeven, te kunnen verspreiden binnen jouw organisatie en de resultaten te kunnen verzamelen en verwerken tot een geanonimiseerde rapportage welke de organisatie kan gebruiken voor haar interne ontwikkeling.

Na verwerking tot een definitieve rapportage zal Great Place To Work® Nederland bovengenoemde persoonsgegevens binnen 1 jaar geheel verwijderen. En onder geen beding zal Great Place To Work® Nederland deze persoonsgegevens gebruiken voor andere doeleinden dan hier genoemd.

Binnen het medewerkersonderzoek wordt aan de deelnemer een aantal vragen gesteld welke persoonsgegevens kunnen bevatten. De volgende vragen kunnen worden beantwoord bij deelname aan het onderzoek:

• Geslacht

• Leeftijdscategorie

• Lengte dienstverband

• Type dienstverband

• Hiërarchische positie

• Belangrijkste motivator voor werk

Voor al deze vragen geldt dat ze multiple choice zijn. Hiermee wordt de mogelijkheid geboden wel deel te nemen aan het medewerkersonderzoek, maar geen aanvullende persoonsgegevens via het onderzoek aan Great Place To Work® Nederland te verspreiden.

Het onderzoek bevat twee open vragen. De antwoorden die gegeven worden op de open vragen worden letterlijk overgenomen in de (groeps)rapportage. Hierbij is niet te zien wie welke opmerking heeft gemaakt, tenzij de respondent zelf een naam of andere beschrijvingen noemt die terug te leiden zijn naar de respondent. De inhoud van de opmerking wordt namelijk woord voor woord overgenomen om recht te doen aan de mening van de respondent.

Wanneer eerdergenoemde persoonsgegevens verwijderd zijn (naam en email-adres), kan over deze verzamelde persoonsgegevens – binnen de context van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) – gezegd worden dat deze voor maximaal 5 jaar in 'gepseudonimiseerde' vorm achter blijven bij Great Place To Work® Nederland.

Great Place To Work® Nederland gebruikt deze gepseudonimiseerde gegevens bij de samenstelling van de lijst van Best Workplaces, vaststellen van benchmarks en ten behoeve van trendanalyses. Deze gegevens worden alleen gebruikt binnen het Great Place To Work® netwerk en worden niet gedeeld voor andere doeleinden of met andere organisaties.

 

Doeleinden

Great Place To Work® Nederland verwerkt bovenstaande gegevens voor een of meer van de volgende doeleinden:

• Inzicht in de werkbeleving van de medewerkers in jouw organisatie;

• Erkenning als goed werkgever middels een Great Place To Work certificering of als Best Workplace;

• Opstellen van trendanalyses, rapporten en whitepapers over de ontwikkeling van goed werkgeverschap in Nederland.

 

Vertrouwelijkheid

Great Place To Work® Nederland doet er alles aan om zo vertrouwelijk mogelijk om te gaan met de antwoorden van de individuele respondenten van een medewerkersonderzoek. Daarvoor hanteert Great Place To Work® Nederland onder andere de volgende regels:

• Surveys (ongeacht of deze telefonisch, schriftelijk, elektronisch, face-to-face of op welke wijze dan ook zijn beantwoord) worden nooit als afzonderlijk herkenbare stukken aan de opdrachtgever ter beschikking gesteld.

• Great Place To Work® Nederland zal uitsplitsing naar verschillende onderzoeksgroepen alleen toepassen indien een onderzoeksgroep ten minste vijf respondenten bevat. Wanneer een groep kleiner is dan de afgesproken minimale groepsgrootte, rapporteren wij nooit gemiddelde resultaten voor deze groep.

• E-mailadressen worden binnen vijf dagen na het sluiten van de survey verwijderd.

• De gegevens van de survey worden opgeslagen in een dataset die gescheiden is van de e-mailadressen.

• De survey is optioneel en vereist niet dat persoonsgegevens worden ingevuld.

• Antwoorden op open vragen worden letterlijk overgenomen. Daarom wordt aan de deelnemers in de introductietekst verzocht geen persoonsgegevens op te nemen in de antwoorden op de open vragen.

 

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Jouw gegevens gebruiken wij nooit zonder toestemming voor andere doeleinden. Het is daarom aan te raden om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat je van deze wijzigingen op de hoogte bent.

 

Inzien, wijzigen of verwijderen van jouw gegevens

Voor vragen over welke gegevens Great Place To Work® Nederland van jou heeft, voor wijziging of verwijdering van jouw gegevens of als je bezwaar hebt tegen de verwerking van jouw gegevens kan je contact opnemen via de volgende contactgegevens:

• Telefonisch: 020 260 06 94
• E-mail: nl_info@greatplacetowork.com

 

Autoriteit Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij je graag verder als je klachten hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens. Mocht je er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heb je op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

ISO/IEC 27001:2013

Great Place To Work® Nederland is ISO/IEC 27001:2013 gecertificeerd. ISO/IEC 27001:2013 is een wereldwijd erkende norm voor informatiebeveiliging. Het certificaat laat zien we zorgvuldig omgaan met gegevens van organisaties en medewerkers en dat we voldoen aan wet- en regelgeving over informatiebeveiliging. In de verklaring van toepasselijkheid vind je op welke onderdelen van onze organisatie de ISO-normen van toepassing zijn. 

Deze privacyverklaring is laatst bijgewerkt in maart 2023.