Werving en onboarding in een hybride werkomgeving

Starten met een nieuwe baan in een hybride werksituatie, is voor veel mensen een grote uitdaging. De juiste onboarding van nieuwe medewerkers is cruciaal om ze succesvol te laten meedraaien in de organisatie. In dit artikel bespreken we de grootste verschillen in werving en onboarding tussen hybride werken en werken op locatie.
Werving in hybride werken

In de klassieke situatie was het simpel: de competenties voor een functie werden vastgelegd, het advertentiemedium werd bepaald en men kon starten met werven in de omgeving. 

Door de plotselinge switch naar hybride werken staat de gemiddelde HR manager voor hele nieuwe vraagstukken bij het zoeken naar de doelgroep voor de vacature. Want is het nog wel nodig om in de omgeving te zoeken? Kan er niet ook in het buitenland worden gekeken om kwalitatief sterke medewerkers te vinden? Een HR manager zal in het hybride model de afweging moeten maken in hoeverre het van waarde is dat iemand uit de omgeving komt.

Hierbij moet je niet alleen goed nadenken over de wensen van je doelgroep, maar ook over hoe kandidaten jouw organisatie zien. Werkzoekenden letten steeds meer op de cultuur binnen een organisatie en de perceptie die ze hebben van de organisatie als geheel. 65% van sollicitanten gaf aan ooit een sollicitatieprocedure afgebroken te hebben omdat ze bepaalde aspecten van de baan of organisatie onaantrekkelijk vonden. Voor een succesvolle werving van talentvolle medewerkers is het dus van belang om te begrijpen welk imago de organisatie heeft. Zo kun je niet alleen inspelen op wat zij nodig hebben, maar onderscheid je je ook als organisatie op het gebied van goed werkgeverschap. 

Hierbij komt het overbrengen van een duidelijke visie in bijvoorbeeld de vacatureteksten om de hoek kijken. Zo moet een kandidaat aan de hand van de vacature een beeld kunnen schetsen van de organisatiecultuur en bijbehorende normen en waarden, onder andere omtrent het hybride werken. 

De mate van vrijheid is voor veel mensen een cruciale, en soms zelfs beslissende, factor bij de keuze voor een nieuwe werkgever. Door in de vacaturetekst duidelijk te communiceren wat men kan verwachten van hybride werken in jouw organisatie, bevorder je een soepele wervingsprocedure. Transparantie is dan ook een essentiële factor in het realiseren van werkgeluk.

Het wervingsproces op de schop 

Ook de rest van het wervingsproces verandert door de nieuwe vorm van werken. Een hybride vorm van werken benadrukt het belang van bepaalde competenties. Zelfstandigheid is in een online werkomgeving een belangrijke eigenschap. Ook het vermogen om te reageren op verandering is waardevol in een werkvorm die qua timing en planning meer vergt dan klassieke vormen van werk. Bespreek welke competenties belangrijk zijn geworden in de hybride werkvorm die jouw organisatie hanteert en hoe deze van belang zijn in de specifieke vacante functie.

De hybride vorm van werken zal dus niet alleen consequenties hebben voor de doelgroep van de vacature, maar ook op de uiteindelijke werving van de kandidaten.

Selectie van nieuwe medewerkers

Als HR-manager moet je in een (deels) online wervingsproces rekening houden met het verschil tussen virtueel en face-to-face contact. Het is goed om voor een aannamegesprek iemand face-to-face te hebben ontmoet.

Daarnaast kan het online vergelijken van verschillende kandidaten een vertekend beeld geven. Referenties kunnen door de online sollicitatiegesprekken extra waardevol zijn als je als HR manager de kandidaten grotendeels online hebt leren kennen. 

Ook in de onderhandelingsfase zullen er andere elementen van belang zijn. Thema’s als budget voor een thuiswerkplek, lunchvergoeding voor buiten het kantoor en het vergoeden van reiskosten zijn in hun relevantie enorm veranderd door hybride werken. Bepaal dus van tevoren welke voorwaarden je biedt.

Onboarding van nieuwe medewerkers

Tekenen contract: het eerste moment van de onboarding journey

Omdat er in een hybride organisatie minder contactmomenten zullen zijn na het tekenen van het contract, is het tekenmoment belangrijk. Door een persoonlijk en warm onthaal maak je het moment memorabel.

Dit is in veel gevallen ook het moment waarop de nieuwe medewerker voor het eerst op het kantoor komt. Zorg ervoor dat de medewerker een goede indruk krijgt van de cultuur van de organisatie en de manier van omgaan met collega’s. 

Pre-boarding: de ‘radiostilte’ tussen het moment van tekenen en de eerste dag 

De periode tussen het tekenen van het contract en de eerste werkdag is goed in te richten door de switch naar online. Door in deze periode contact te houden met de nieuwe medewerker kan je hem/haar alvast kennis laten maken met de organisatie en zijn/haar nieuwe teamleden. Zorg dat het team de nieuwe collega alvast uitnodigt op LinkedIn voor de eerste binding en nodig de nieuwe medewerker uit om eventuele online evenementen bij te wonen. 

Dit is tevens een goed moment om inwerkmateriaal mee te sturen en een verwachtingspatroon te schetsen. Je kunt ook een vragenlijst meesturen waarin je vraagt wat de nieuwe medewerker fijn vindt in een hybride werkomgeving. Zo creëer je voorafgaand aan de eerste werkdag al duidelijke verwachtingen en straal je uit dat een hoge mate van vertrouwen een belangrijke rol speelt binnen de organisatie.

Onboarding op de (digitale) werkvloer

Slechte onboarding ervaringen leiden tot onnodig verloop, die uiteindelijk tot twee keer zoveel kosten met zich mee kunnen brengen dan een gemiddeld jaarsalaris. Een onboarding strategie die aansluit bij de nieuwe hybride situatie is daarom cruciaal. Ook het meten van de employee experience van nieuwe teamleden is belangrijk. Zo kom je erachter hoe ze de organisatie en hun werk ervaren, en kun je tijdig reageren als blijkt dat de medewerkers ervaring niet optimaal is. 

Om een online onboardingsproces succesvol in te richten moeten zowel online als offline informatiebronnen worden gefaciliteerd. Denk hierbij aan informatieve interne trainingen, video’s over hoe benodigde software werkt en planning tools om face-to-face kennismakingsmomenten met collega’s te stimuleren. 

In de hybride situatie is het van belang goed in de gaten te houden of iemand zich thuis voelt in de eerste maanden. Dit zal uiteindelijk het werkgeluk verhogen en de kans op een langdurige samenwerking vergroten.