Medewerkersonderzoek: tips voor goede communicatie

Hoe het niet moet 

Een organisatie besloot om een medewerkersonderzoek uit te voeren. De directie wilde dat het onderzoek binnen een maand startte. HR plaatste een bericht op intranet en enkele leidinggevenden lichtten het medewerkersonderzoek toe in een teamvergadering. Niemand van de medewerkers wist echter wat de doelstellingen waren en wat het hen zelf zou opleveren. De respons was laag: een groot deel van de medewerkers had het medewerkersonderzoek niet ingevuld, omdat zij er het nut niet van inzagen en niet wisten wat er met hun antwoorden ging gebeuren. De directie had dit niet verwacht. Het vertrouwen daalde en er ontstond een kloof tussen het management en de medewerkers. 

Best practice 

Een van de tradities in een organisatie heet ‘Terug naar de werkvloer’, wat betekent dat de directie maandelijks op de werkvloer komt om te weten wat er speelt en om belangrijke informatie te delen. Zo ook over het medewerkersonderzoek en waarom het zo belangrijk is dat iedereen betrokken is. Daarna legden ze aan alle leidinggevenden en medewerkers laagdrempelig en duidelijk uit wat het doel was: ‘We zijn benieuwd naar jullie mening. We willen luisteren naar wat jullie van onze organisatie vinden om daarmee een nóg betere werkgever te worden.’ Daarnaast werd deze boodschap herhaald in alle communicatie-uitingen en werd het vervolgproces uitgelegd. Het resultaat van deze aanpak: een hoge respons en nieuwsgierigheid naar de uitkomsten. 

Onderwerpen 

Wat zijn de onderwerpen om over te communiceren? Het begint met het delen van de doelstellingen. Waarom dit onderzoek en wat gaat het zowel de organisatie als de medewerkers opleveren? Dat kan meer werkplezier zijn, een betere omzet waardoor banen behouden blijven of een gezondere werk-privé-balans. Als medewerkers zelf de toegevoegde waarde inzien van het onderzoek, zullen zij ook betrokkener zijn.

Daarnaast is het belangrijk dat medewerkers weten wanneer en hoe het onderzoek start en eindigt. En weet iedereen dat de antwoorden van het medewerkersonderzoek vertrouwelijk worden behandeld? Het komt voor dat medewerkers de vragen niet eerlijk beantwoorden, omdat zij bang zijn dat ze afgerekend worden op hun antwoorden. Benoem duidelijk hoe de vertrouwelijkheid gewaarborgd is en dat iedereen zich vrij moet voelen om de vragenlijst open en eerlijk in te vullen. Ook is het goed om alvast het opvolgingsproces te schetsen. 

Het belang 

Waarom is communicatie omtrent een medewerkersonderzoek nu zo belangrijk? De manier waarop je over het medewerkersonderzoek communiceert, beïnvloedt de mate van vertrouwen tussen management en medewerkers. Door tijdig medewerkers te betrekken in het onderzoekstraject, des te meer zij zich gehoord, betrokken en gewaardeerd voelen. Dit zal ook positieve gevolgen hebben voor de respons en de betrokkenheid bij het opvolgen van de resulaten. 

5 tips om goed te communiceren over het medewerkersonderzoek

• Gebruik bestaande en nieuwe communicatiemiddelen. Maak het persoonlijk en leuk. Zorg dat de boodschap overal consistent en regelmatig gedeeld wordt. 

• Bespreek het medewerkersonderzoek tijdens werkoverleggen en teamvergaderingen. Maak het onderdeel van het dagelijkse werk en informeer de medewerkers voorafgaand, tijdens en na het onderzoek. 

• Veel wantrouwen en vragen over anonimiteit? Laat een onafhankelijk consultant een presentatie geven aan de medewerkers over het onderzoek en de waarborging van de anonimiteit. 

• Stel een communicatieplan op in samenwerking met de communicatie-afdeling. Besteed extra aandacht aan de doelstellingen, de boodschap, de doelgroepen en de middelen. 

• Vergeet niet te bedanken! Stuur bijvoorbeeld vanuit naam van de directie naar de huisadressen van de medewerkers een bedankkaart, met daarop een dankwoord, de eerste resultaten en in welke stappen de opvolging zal plaatsvinden.