7 tips om de respons van jouw medewerkersonderzoek te verhogen

1. Communiceer, communiceer én… communiceer

Start met communiceren voordat het onderzoek begint. Waarom doen jullie mee? Wat is het doel? Én wat wordt er met de resultaten gedaan? Op een maandagochtend één e-mail vanuit HR versturen is niet voldoende. Hoe eerder je medewerkers betrekt, hoe sneller zij geneigd zullen zijn om de vragenlijst in te vullen.

Gebruik bestaande en nieuwe communicatiemiddelen, zorg dat het tijdens werkoverleggen onderwerp van gesprek is en vergeet na afloop niet om te bedanken! Natuurlijk kun je tijdens de onderzoeksperiode ook posters ophangen, aandacht besteden en updates geven. De essentie blijft wel om vooraf te communiceren over het antwoord op de vraag van tip 2!

2. Maak duidelijk: what’s in it for me?

Wat levert het voor een medewerker op om deze vragenlijst in te vullen? Zorg dat je het antwoord op deze vraag centraal zet in de interne communicatieboodschap. Het is heel relevant voor iemand om feedback te geven over zijn of haar werkomgeving, diegene besteedt er nota bene veel tijd door.

Benadruk daarom in de communicatie dat het onderzoek een bijdrage levert om jouw eigen werkomgeving te verbeteren, dat je anoniem je feedback kunt delen en dat je een rol kunt spelen in de opvolging van de resultaten.

3. Voorkom vragenlijstmoeheid

Wees je bewust met welk doel je een vragenlijst inzet, hoe de opvolging eruit ziet en of je de tijd, mensen en energie hebt om daadwerkelijk de resultaten op te volgen, acties er aan te koppelen en die acties op te volgen. More is less…

Overstelp de medewerkers niet met "net-niet" onderzoeken maar focus op 1 goed onderzoek. Voorkom geluiden als “Er wordt toch niet naar ons geluisterd en er is niets met de resultaten gedaan”. Focus op een goede spreiding en frequentie van vragenlijsten.

4. Benadruk de anonimiteit

Een mogelijke drempel om de vragenlijst in te vullen kun je gemakkelijk verlagen door uitleg te geven over de waarborging van anonimiteit. Dit kun je zelf doen, door de ‘anonimiteitsregels’ te delen, of je kunt iemand van het onderzoeksbureau toelichting laten geven. Hiermee toon je direct ook de onafhankelijkheid van de externe partij.

Blijf over de waarborging van de anonimiteit communiceren: voorafgaand, in de uitnodiging en in de introductie van de vragenlijst zelf. En… houd dit ook in gedachten bij de opvolging. Creëer een veilige omgeving waarin iedereen zijn of haar mening mag delen, zonder dat daar consequenties aan vasthangen.

5. Betrek (team)leiders

Maak het niet alleen een feestje van HR. Betrek alle leiders. De commitment van de ‘eindbaas’ is belangrijk. Goed werkgeverschap is namelijk ook voorbeeldgedrag tonen vanuit het leiderschap. Als CEO of directeur heb je daar een belangrijke rol in te spelen, vooral in de allereerste communicatie over het onderzoek.

Daarna is het belangrijk om ook de afdeling- en teamleiders aan te haken. Wat levert het voor hen op (inzicht in wat het team vindt en handvatten om actiepunten op te stellen)? Maak ze ambassadeurs van het onderzoek, zodat zij zorgen dat het onderzoek top of mind blijft binnen hun afdeling of team.

6. Respons als eerste onderzoeksresultaat 

Valt de respons toch tegen bij een eerste medewerkersonderzoek? Zie de respons als een onderzoeksresultaat. Een lage respons is ook een teken van een lage medewerkersbetrokkenheid. Het leuren aan medewerkers om de vragenlijst in te vullen heeft geen zin.

Maar laat deze lage respons je niet tegenhouden, want wat echt een verschil gaat maken is hoe je nu opvolging gaat geven aan de resultaten. Of dit geslaagd is zul je gaan zien in een verbetering van de respons bij de volgende meting.  Dus ga snel aan de slag met tip 7!

7. Laat zien dat je echt luistert

Na een eerste meting is de opvolging cruciaal: levert het voor mij als individu iets op, zijn afspraken nagekomen, is er echt geluisterd en is er daadwerkelijk actie op actiepunten gezet. Hiermee bouw je aan vertrouwen. Door hier in het eerste jaar goed op te focussen zal de betrokkenheid rondom onderzoek worden vergroot. Hierdoor merken mensen dat het onderzoek echt een verschil kan maken en zijn zij dus veel meer bereid om de volgende vragenlijst weer in te vullen.