Onboarding: 10 inspirerende best practices

Onboarding draait vanuit de visie van Great Place to Work meer om het warm welkom heten van de persoon in de organisatie en hen te integreren in de cultuur, dan om de nieuwkomer direct productief te maken. Dit zorgt er namelijk voor dat je de betrokkenheid van de medewerker vergroot en mensen voor een langere tijd aan je kan binden. Maar hoe doe je dat op een goede en creatieve manier? Great Place to Work heeft de afgelopen jaren meerdere Best Practices gidsen gepubliceerd op basis van de input uit de evaluatie van de organisatiecultuur bij de Best Workplaces. In deze blog delen wij 10 inspirerende Best Practices op het gebied van onboarding in de afgelopen jaren. 

Deze voorbeelden komen uit Best Practices gidsen van voorgaande jaren. Het kan zijn dat een voorbeeld niet meer actueel is, maar natuurlijk nog wel inspirerend!

 1. Appical: Secretary Plus

Secretary Plus is als eerste HR dienstverlener gebruik gaan maken van een onboarding app. Deze onboarding app, die de naam Appical draagt, is een warm welkom voor nieuwe collega’s en de Direct Team Assistants. Nieuwe collega’s zijn hierdoor snel en effectief op de hoogte van de organisatie, cultuur en de collega’s waarmee ze samen gaan werken. Vanaf het moment dat zij ‘ja’ zeggen tegen hun voorstel, krijgen ze direct toegang tot Appical. Omdat Secretary Plus deze informatie via een app aanbiedt, is het voor iedereen makkelijk te gebruiken en wordt de introductie vanwege de interactiviteit net een stukje leuker. Nieuwe medewerkers, maar ook vaste, kunnen de app via smartphone of tablet overal bekijken. En het leuke is dat ze ook aan familie en vrienden kunnen laten zien bij wie ze gaan werken! 

2. Happy check: Sysmex 

Jaarlijks organiseert Sysmex een "Happy check". Alle nieuwe collega’s van het voorbije jaar worden uitgenodigd voor een inspirerende dag in een informele setting. Enerzijds is het doel om verder kennis te maken met Sysmex en met de mensen, dit gebeurt door middel van een toelichting door de Managing Director en HR, speeddating en verschillende spelvormen waarin ze de kans krijgen om feedback te geven over hun eerste jaar. Anderzijds blikken ze vooruit op de toekomst door hen “manager for 1 day” te laten zijn. Naderhand presenteren ze de uitkomst van hun brainstormsessie omtrent wat ze zouden aanpakken en eventueel verbeteren. Dit actieplan wordt meegenomen naar de management meeting en in het Great Place to Work actieplan. Deze dag wordt steeds zeer enthousiast ontvangen door de nieuwe collega’s, zelfs in zoverre dat er een gezonde jaloezie ontstaat bij de andere collega’s. Daarom zal Sysmex in de volgende Kickoff meeting een Sysmex speeddate organiseren voor 135 personen.

3. Introductiespel met MT: Lloyds Bank

Om de kennismaking tussen het MT en de nieuwe collega’s wat speelser te maken, en tevens minder tijdrovend, heeft Lloyds Bank het introductiespel gecreëerd. Steeds zodra er vijf nieuwe medewerkers bij de organisatie zijn aangesloten, wordt er een sessie met het vijftal MT-leden georganiseerd. Voorafgaand aan het spel vullen alle deelnemers een vragenformulier in over onderwerpen die normaliter niet direct aan bod zouden komen tijdens een eerste kennismaking (bv. “Waar kun jij niet zonder?” en “Op welke dag ben je het vrolijkst?”). Tijdens het spel moeten de nieuwe collega’s en MT leden proberen uit te vinden welk profiel bij wie hoort, zonder precies te vragen wat er op de vragenlijst staat. Dit levert leuke gesprekken op. 

4. Verbazingsgesprekken: Adecco

The Adecco Group realiseert zich maar al te goed dat ‘landen’ in een nieuwe organisatie zeker geen vanzelfsprekendheid is. Om te voorkomen dat zij daarmee talentvolle nieuwe collega’s verliezen, hebben zij de zogeheten ‘Verbazingsgesprekken’ geïntroduceerd. Waar deze gesprekken voorheen in individuele setting werden gehouden, doet The Adecco Group dit sinds dit jaar gezamenlijk. Centraal tijdens dit gesprek staan de eerste indrukken van de nieuwe collega, kortom: Waar heeft hij of zij zich over verbaasd? Dé uitgelezen kans om precies te vertellen hoe je het als medewerkers tot nu toe vond binnen de organisatie en wat je positief/negatief verbaasde/ervaarde. Alles is bespreekbaar. De uitkomst is dat nieuwe medewerkers zich welkom en gewaardeerd voelen zodat hun betrokkenheid gelijk een boost krijgt, daarnaast schept het duidelijkheid over wederzijdse verwachtingen.

5. Speurtocht: FX

Op de eerste werkdag bij FX komt er eigenlijk niet zo- veel terecht van werken. Voordat de nieuwe medewerker achter de computer mag kruipen, moet er eerst een ontgrendelcode verdiend worden. En wel door middel van een speurtocht. FX stuurt nieuwe FX’ers door het hele gebouw heen om ze op een geinige manier kennis te laten maken met hun nieuwe werkomgeving en collega’s.

6. Pieterpad: &samhoud Consultancy

Gedurende de eerste zes maanden bij &samhoud loopt elke nieuwe medewerker het Pieterpad. Dit is een pelgrimsroute van Groningen naar Limburg. Een gedeelte van deze pelgrimsroute loopt de nieuwe medewerker samen met andere nieuwe collega’s en met een paar &samhoud partners. Collega’s worden geïntroduceerd aan de concepten van &samhoud, maar het gaat vooral om kennismaking met de anderen. Ze bespreken hun persoonlijke visie door het delen van verhalen. Op deze manier maken nieuwe medewerkers op een unieke wijze kennis met elkaar. De organisatie ziet dat collega’s een persoonlijke groei doormaken en een betere connectie hebben met de anderen na deze reis. Dit is een belangrijk onderdeel voor hun verdere groei en integratie binnen &samhoud.

7. The Hilti Way: Hilti

Door een goede borging in “The Hilti Way” krijgen nieuwe medewerkers, tijdens hun inwerkperiode, in het eerste teamcamp “Foundation” alle ins en outs te zien van het cultuurprogramma van Hilti. Het is de basis van een “reis” binnen Hilti welke niet meer stopt. De Spirit Sherpa (een functionaris die speciaal is aangesteld voor het bewaken van de cultuur, dit zijn 56 mensen wereldwijd) neemt de nieuwe collega’s in twee dagen mee door het Hilti-doel en haar vier kernwaarden. Daarbij krijgt de medewerker inzicht in het eigen gedrag en dat van collega’s. De medewerker staat daarnaast stil bij hoe je elkaar kunt uitdagen, verder ontwikkelen en helpen met constructieve feedback. De naam Sherpa is een afkorting van de volgende zin: Spirited Hilti team member Energized to build Relationships with customers Passionate for Achieving sustained personal and profitable growth.

8. Eedaflegging: coöperatie DELA

Integer werken staat bij DELA voorop en integriteit is dan ook één van de kernwaarden. Om volgens deze belangrijke kernwaarde te handelen, heeft DELA voor haar medewerkers de Gedragswijzer, zo werkt het bij DELA, opgesteld. De gedragswijzer is een overzicht van de belangrijkste wettelijke verplichtingen, brancheafspraken en interne gedragsregels. Wettelijk gezien moeten medewerkers met financieel klantencontact een eed of een belofte afleggen. Omdat DELA integriteit zo’n belangrijke kernwaarde vindt, vragen zij alle medewerkers die bij DELA in dienst treden en ook de externe medewerkers die voor DELA werken, om een eed (zo waarlijk helpe mij God Almachtig) of belofte (dat verklaar en beloof ik) af te leggen. Dat doen zij tijdens het kennismakingsprogramma. 

9. Induction program South Africa: SQS

SQS heeft voor de young professionals bij binnenkomst een apart traineeship (induction program) opgezet in Zuid-Afrika. Dit betekent dat alle starters de eerste drie weken van hun dienstverband bij SQS naar het kantoor in Zuid-Afrika gaan om daar in een groot aantal hard- en softskills opgeleid te worden. Hierbij ligt de nadruk naast de vakinhoudelijke opleidingen, consultancy vaardigheden en projectmatige vaardigheden ook op het sociale aspect en het op- bouwen van een internationaal netwerk van collega starters. 

10. Dagje op stap: BAS Consultancy

De twee recruiters en de directie van BAS Consultancy nemen nieuwe medewerkers een dagje mee op stap. Omdat de organisatie sponsor is van het Haagse Historisch museum beginnen zij de dag met een rondleiding in de Gevangenpoort gevolgd door een stadswandeling. De organisatie laat hen graag zien waar BAS voor staat en dat zij organisaties en evenementen steunen die betrokkenheid tot de samenleving en cultuur centraal hebben staan. Ze sluiten de dag af met een Italiaanse kookworkshop.